Jak sprawić, by biznesowe spotkania były bardziej efektywne?

Jak sprawić, by biznesowe spotkania były bardziej efektywne?

Dodano

Pamiętam, że już zaczynając pracę na etacie cieszyłem się ze spotkań z Klientami. Podobnie zresztą było w momencie, gdy uruchomiłem swoją własną firmę. I na szczęście jest tak i teraz. Był jednak moment, kiedy przychodziło mi to z wielkim trudem. Sprawiła ta sytuacja związana z jednym z moich Klientów. Spotkania były nieefektywne, przebiegały bez żadnego porządku. Było to bardzo męczące. Traciłem czas.

Od tego momentu postanowiłem wprowadzić kilka zmian. Staram się ich dość mocno trzymać, aczkolwiek nie zawsze jeszcze wychodzi. Trening jednak czyni mistrza. Widzę, że wprowadzone zasady przynoszą efekty. Kiedy Klieny za daleko odpływa, natychmiast uruchamiam odpowiednie procedury. Dzisiaj postanowiłem podzielić się z Tobą swoimi trikami na to by spotkania biznesowe były jeszcze bardziej owocne i przyjemne. Przede wszystkim by nie były stratą czasu.

Można oczywiście porozmawiać przez Skype, email czy telefon. Zgodzisz się jednak ze mną, że spotkanie twarzą w twarz przynosi najlepsze rezultaty. Zwłaszcza w przypadku poważniejszych spraw. Ale jak sprawić by były bardziej efektywne i produktywne? Przechodzimy do wskazówek :)

1. Stwórz agendę

Brak planu spotkania jest najczęstszą przyczyną jego przeciągania się w nieskończoność. Powoduje to, że spotkanie staje się coraz bardziej nudne i mniej efektywne. Jeśli każdy może się wtrącić w zdanie i dorzucić swoje trzy grosze, to jest nieuniknione, że zaczniecie zbaczać z kursu i zahaczać o tematy, które nie były w agendzie lub miały być omówione w kolejnych punktach spotkania. Najważniejsze punkty spotkania powinny znaleźć się na początku agendy. Najmniej ważne na jej końcu.

Jeszcze przed spotkaniem postaraj się rozesłać (jeśli organizujesz spotkanie) lub otrzymać (jeśli jesteś uczestnikiem) jego plan. Ułatwi to przygotowanie się wszystkich uczestników. Każdy z nich swobodnie będzie mógł zapoznać się z tematyką i odpowiednio się przygotować. Pozwoli to na przebieg spotkania zgodnie z planem. Wcześniejsze przygotowanie pozwoli osobom bardziej zamkniętym w sobie na odpowiednie przygotowanie i pełne uczestnictwo.

Jeśli w międzyczasie od rozesłania agendy pojawią się w niej aktualizacje, to jak najszybciej roześlij je do wszystkich uczestników spotkania. Ułatwi to przebieg spotkania, kiedy nie tylko wąska grupa będzie zaznajomiona z nowościami.

2. Zaplanuj czas

Nie chodzi o godzinę spotkania. Ale zaplanuj i podaj w agendzie przewidywaną długość spotkania. Oszacuj ją jak najlepiej. Przy każdym z punktów planu spotkania dopisz szacowany czas ich trwania. Pilnuj tego obowiązkowo, nawet gdyby miało to oznaczać włączenie stopera. To może brzmieć niezbyt przyjemnie, ale pozwoli na utrzymanie spotkania w ryzach. Uczestnicy będą wypowiadać się zwięźlej i nie będą zbaczać z tematu.

Oznacza to też brak powtórek dla spóźnialskich. Spóźnili się, nie umieją planować, więc sami są sobie winni. Przez powtarzanie wzbudzasz brak szacunku u osób które pojawiły się na czas. To nie oni powinni być karani, tylko wynagrodzeni. Karę, czyli brak powtórki, powinni ponieść spóźnialscy.

Jeśli prowadzisz firmę i zatrudniasz pracowników, to rozpoczynaj dzień od 10-15 minutowego spotkania z nimi. Dzięki temu szybko ustalisz priorytety na każdy dzień. Pozwoli to też na trening szybkiego i zwięzłego prowadzenia spotkań.

3. Wyznacz osobę prowadzącą

Ta porada odnosi się do spotkań, w których uczestniczą więcej niż 3 osoby. Wiadomo, że podczas spotkania chcesz zebrać opinie od wielu osób, które w nim uczestniczą. Nie możesz jednak pozwolić na to, by wszyscy wchodzili sobie na głowę. Wyznacz osobę, która będzie prowadzić spotkanie (o ile nie będziesz to Ty). Czasami prowadzącym zostaje po prostu najbardziej uznana osoba lub taka, która zajmuje najwyższe stanowisko. Czasami jednak szef wyznacza prowadzącego.

Lider spotkania będzie kontrolował jego plan oraz czas. Osoba ta, będzie też przekazywała głos innym osobom, oraz uspokajała atmosferę, kiedy niespodziewanie w obrady wedrą się nerwy. Prowadzący może też oddać głos osobom, które są cicho przez całe spotkanie. Często bowiem zdarza się, że 2-3 osoby dominują w konwersacji, nie udzielając głosu pozostałym.

4. Wprowadzaj ograniczenia

Przede wszystkim ograniczaj liczbę osób biorących udział w spotkaniu. Jeśli wystarczy Twoja rozmowa z drugą osobą, to po co włączać w to inne osoby, które w ogóle nie będą zainteresowane tematem. Szkoda marnować czasu osobom, które np. nie uczestniczą w danym projekcie lub nie muszą znać szczegółów omawianej operacji. Będziesz tracił tylko ich czas. Staną się bezproduktywni w tym momencie.

Jeśli natomiast uważasz, że osoba trzecia może wnieść coś wartościowego w spotkanie, to porozmawiaj z nią wcześniej i omów kwestie, które Cię nurtują, a w których możesz uzyskać pomoc. Wykorzystaną wiedzę wykorzystaj na spotkaniu właściwym.

Dobrym pomysłem jest, aby w spotkaniu nie brało udział więcej niż 4-5 osób. Pozwoli to na swobodne wypowiedzenie się każdego z uczestników. Im mniejsza grupa, tym mniej uczestnicy będą ze sobą konkurować, a bardziej ze sobą współpracować, wytwarzając nowe pomysły.

5. Wyłącz rozpraszacze

W zależności od rodzaju spotkania wyłącz jak największą liczbę rozpraszaczy. Nie oznacza to jednak, że na każdym spotkaniu musisz wyciszyć telefon. Kiedy spotykasz się z kolegą z pracy, aby omówić szczegóły projektu nie musisz tego robić. Prawda jest jednak taka, że nie potrafimy skupić się na długi czas tylko na jednej rzeczy. Rozpraszacze, takie jak telefon, przychodzące powiadomienia itp. jeszcze bardziej nas od tego stanu skupienia oddalają.

Nawet jeśli spojrzysz jedynie na kilka sekund w ekran laptopa lub telefonu na spotkaniu, odpływasz z niego. Oddalasz się od rozmowy i pomysłów, które są właśnie omawiane. Każde takie rozproszenie oddala Cię od celu i tracisz energię. Co za tym idzie spotkanie się wydłuża, a w efekcie uczestnicy są niezadowoleni. Ty także. Dlatego na czas spotkania zrezygnuj z rozpraszaczy. Skoncentruj się na jego celu, a całość pójdzie sprawnie i szybko.

6. Wyjdź ze spotkania

Jeśli jesteś liderem spotkania lub właścicielem firmy i odbywa się ono w formie burzy mózgów, to wyjdź na pewną chwilę z sali. Pozwoli to na uwolnienie emocji jego uczestników. Będą starali się wymyślić jak najwięcej pomysłów w czasie, w którym Ciebie tam nie ma. Przejdź się w tym czasie i odśwież umysł. Wróć na spotkanie z własnymi pomysłami i przemyśleniami.

7. Dokonaj podsumowania

Na koniec spotkania należy dokonać jego podsumowania. Często bowiem dzieje się tak, że spotkanie kończy się bez wyraźnej konkluzji a jego uczestnicy nie wiedzą, co mają dalej robić. Należy więc podsumować poszczególne jego punkty i przydzielić zadania uczestnikom. Podczas przydzielania zadań, wyznaczcie termin, w którym mają być one wykonane i jaki powinien być efekt końcowy. Spisz też podsumowanie w formie wiadomości email i roześlij natychmiast do wszystkich uczestników.

Podsumowanie

A więc podsumowując ten artykuł... widzisz jak przyjemnie może przebiegać spotkanie, jeśli wszyscy jego uczestnicy zachowają pewne reguły. Przyznasz, że nie są one trudne do wdrożenia, są wręcz bardzo proste.

Może Ty masz jakiś specjalny sposób na to, w jaki sposób poradzić sobie na spotkania? Posiadasz jakąś wskazówkę, którą możesz podzielić się z innymi? Jeśli tak, to zostaw ją w komentarzach poniżej.

Przeczytaj także:

 

Zdjęcie: Pixabay

Oceń artykuł:  

 

Mam dla Ciebie coś jeszcze :)

Już teraz pobierz darmowego e-booka "Jak przestać uganiać się za Klientami i sprawić, by przychodzili do Ciebie sami".

 
E-book jest darmowy.
Podaj tylko swój adres email:

   

Copyright © Paweł Kępa. Wszelkie prawa zastrzeżone.

Strona używa plików cookies. Korzystając ze strony wyrażasz zgodę na używanie cookies, zgodnie z aktualnymi ustawieniami przeglądarki oraz akceptujesz Politykę Prywatności i politykę cookies.