Program do wystawiania faktur online krok po kroku

Program do wystawiania faktur online krok po kroku

Dodano 23 kwietnia 2019

Marketing – marketingiem. Sprzedaż – sprzedażą, a faktury wystawiać też trzeba. Program do wystawiania faktur online wydaje się być najlepszą decyzją.

Przede wszystkim masz do niego dostęp z każdego miejsca na ziemi. Z każdego miejsca możesz więc wystawiać faktury. Niezależnie od tego czy akurat pracujesz czy jesteś na wakacjach. Ale taki program do faktur ma też kolejną ważną zaletę – możliwość integracji z innymi aplikacjami, jak np. sklep internetowy.

Program do faktur

Moja firma działa od 2010 roku. Przetestowałem w tym czasie kilka programów do faktur. Zarówno te online, jak i offline. Ale to właśnie ta rzecz, o której wspomniałem powyżej, czyli integracja z największą liczbą zewnętrznych narzędzi odgrywała zawsze najważniejszą rolę.

Bo trudno sobie przecież wyobrazić prowadzenie sklepu online czy jakiegokolwiek innego biznesu opartego o sprzedaż przez internet, gdzie faktury do każdego zamówienia trzeba wystawiać ręcznie. Przy 10 dokumentach w miesiącu to przejdzie. Ale przy tysiącu?

Na naszym rynku są przynajmniej dwa programy do faktur online warte uwagi. A w tym artykule postanowiłem bliżej przyjrzeć się Fakturowni.

Program do wystawiania faktur online – Fakturownia

Dlaczego warto wziąć pod uwagę akurat tą aplikację jeśli chodzi o program do wystawiania faktur? Poza tymi wszystkimi integracjami, o których już wspominałem i jeszcze będę wspominał na pewno trzeba wziąć pod uwagę parametry tej aplikacji.

Zacznijmy od tego, że możesz testować program przez miesiąc całkowicie za darmo. Ale nawet po wykorzystaniu tego darmowego okresu jest też darmowy pakiet miesięczny. Niestety pozwala on na wystawienie jedynie 3 faktur w miesiącu. Na początku prowadzenia firmy być może to wystarczy. Ale przecież chodzi o to, żeby sprzedaży i faktur było jak najwięcej :)

Księgowość online

Wszystkich pakietów jest 5. Pierwszy to ten darmowy, o którym już wspomniałem. Natomiast korzystanie z pierwszych trzech zmusza Cię do księgowania wszystkich dokumentów samodzielnie. No chyba, że zatrudnisz do tego jakieś lokalne, znajome biuro księgowe, do którego będziesz dostarczać wszystkie dokumenty (także te wystawione w Fakturowni).

Ale są jeszcze 2 pakiety, w których dostępna jest księgowość online. Polega to na tym, że Fakturownia zatrudnia własnych księgowych, którzy mogą być przypisani do Twojej firmy. Nie widzisz się z takim księgowym, jak to ma miejsce przy lokalnym biurze księgowym. Ale przecież żyjemy w taki czasach, że większość spraw załatwia się online.

Tak więc pakiet numer 4 to koszt nieco ponad 20 zł netto miesięcznie. Pakiet numer 5 kosztuje niecałe 50 zł netto miesięcznie. To bardzo tanio. Za wynajem „tradycyjnego” biura księgowego trzeba zapłacić minimum około 150-200 zł miesięcznie. Ale nie wskażę Ci, które z tych rozwiązań jest lepsze. Każde z nich ma swoje plusy i minusy. Osobiście wystawiam faktury online ale korzystam już z lokalnego biura księgowego.

Oczywiście funkcjonalności w Fakturowni jest znacznie więcej (prawie setka). Jest m.in. obsługa pliku JPK VAT, magazynu itd. Najlepiej będzie samodzielnie porównać pakiety na podstronie z cennikiem i wybrać ten najbardziej pasujący do Ciebie.

Rejestracja

Zanim się zarejestrujesz mam dla Ciebie pewną niespodziankę. Klikając w TEN LINK otrzymasz dodatkowo 20% rabatu na wybrany pakiet. Możesz też użyć kodu rabatowego 8ipa0s.

Program do wystawiania faktur - rejestracja

Wchodząc na stronę główną widać 2 niebieskie przyciski: „załóż konto” i „testuj za darmo”. Obydwa działają w ten sam sposób – prowadzą do formularza rejestracji.

Program do wystawiania faktur - rejestracja

Rejestracja jest bardzo prosta. Wystarczy podać email i hasło oraz wpisać kod rabatowy, ten który podałem Ci powyżej.

Po potwierdzeniu możesz już się zalogować i korzystać z aplikacji.

Dane firmy

Zacznijmy od tego, że na dokumentach, czyli np. fakturach, które wystawisz powinny znaleźć się dane Twojej firmy, czyli wystawcy. W celu uzupełnienia tych danych, z prawego górnego menu „ustawienia” wybierz pozycję „dane firmy” (screen poniżej).

Dane firmy na fakturze

I tutaj mamy pierwszą bardzo przydatną funkcję, czyli możliwość wczytania danych Twojej firmy bezpośrednio z CEIDG. Wystarczy tylko podać numer NIP. Reszta wczyta się sama.

Dodatkowo uzupełnij numer konta i informacje o banku, bo to właśnie na to konto będą spływać płatności. W tym miejscu możesz też wybrać szablon faktury (niestety nie ma podglądu), domyślną stawkę VAT (np. 23%), czy też język na fakturze.

Jak wystawić fakturę

Teraz już możesz wystawić swoją pierwszą fakturę. Z lewego menu, z pozycji „faktury” wybierz opcję „dodaj” (screen poniżej).

Jak wystawić fakturę

Teraz widzisz już cały formularz z polami do wystawienia faktury. Na samej górze widzisz pozycje:

  • typ (faktura, faktura proforma, faktura korygująca)
  • numer faktury (nadawany automatycznie)
  • data wystawienia (domyślnie dzisiejsza data)
  • miejscowość (wczytana z danych firmy)
  • data sprzedaży (domyślnie dzisiejsza data)

 

Dane nabywcy

Jeśli dane firmy (poprzedni krok) masz już wypełnione to automatycznie będą one wczytane w pole danych sprzedawcy. Tu nic nie musisz robić. Ale teraz trzeba jeszcze uzupełnić dane Klienta (nabywca).

Program do wystawiania faktur - nabywca

Tutaj również widać opcję pobrania danych nabywcy z CEIDG (wystarczy podać NIP). Możesz też oczywiście wpisać je samodzielnie.

Na screenie powyżej (na samym dole) widzisz przycisk „więcej”. Pod nim kryją się dodatkowe pola dotyczące Klienta, takie jak jego email, telefon, czy dodatkowy opis. Dzięki temu możesz tu wkleić własne notatki odnośnie Klienta (i stworzyć mini CRM) albo użyć podanego adresu email do automatycznej wysyłki wystawionej faktury do tego Klienta.

Raz dodanego Klienta można zapisać i użyć jego danych w przyszłości, podczas wystawiania kolejnej faktury.

Pozycje na fakturze

Kolejny krok to oczywiście nabicie na fakturę sprzedanych towarów i usług.

Pozycje na fakturze

Myślę, że ten screen nie wymaga komentarza. Dodajesz po prostu nazwy kolejnych sprzedanych pozycji, uzupełniasz cenę, liczbę sztuk i stawkę podatku VAT (który później liczy się sam).

Na sam koniec pozostaje wypełnienie kolejnych pól, które na fakturze powinny się znaleźć.

Fakturowanie online

Przede wszystkim jest to sposób płatności (z rozwijanej listy wybierasz np. gotówka, przelew itd.), termin płatności (liczba dni), status, imię i nazwisko wystawcy oraz nabywcy. Możesz też dopisać uwagi, które pokażą się u dołu faktury. Pozostałe pola nie są obowiązkowe.

Na końcu tylko potwierdzasz wystawienie faktury (na samym dole formularza) i gotowe.

Faktura PDF

Po wystawieniu faktury (ale też później z poziomu listy wszystkich faktur) masz do dyspozycji kolejne opcje. To co na pewno Cię zainteresuje to faktura PDF.

Faktura PDF

Ale są tu też inne opcje, które widać na screenie powyżej:

  • wyślij (wysyłka mailem do Klienta)
  • drukuj (chyba nie muszę mówić co robi ta opcja :))
  • export (np. do formatu PDF)
  • więcej opcji (wystawienie podobnej faktury, korekty lub duplikatu)

 

Te same opcje masz dostępne z poziomu listy wszystkich wystawionych faktur (screen poniżej).

Faktura online - opcje

Z poziomu listy widzisz co prawda skróconą liczbę opcji, ale wybierając pozycję „zobacz” wracasz do pełnych możliwości, czyli wszystkiego tego, co opisałem powyżej.

Integracje

W wystawianiu faktur nie ma żadnej magii. No chyba, że wystawiają się same. Czyli dochodzisz do czegoś, co jest marzeniem każdego przedsiębiorcy. Ty śpisz, Klienci kupują, a faktury wystawiają się same :)

I to jest taka pierwsza automatyzacja, którą warto zastosować w firmie. Możesz zatrudnić oddzielną osobę do wystawiania faktur, a możesz zintegrować program do wystawiania faktur ze swoim sklepem (lub innym narzędziem).

Fakturowania integruje się niemal z każdym sklepem internetowym (Shoplo, Prestashop, Wordpress, a nawet z Allegro).

O co w ogóle chodzi w integracji? No bo przecież każdy sklep ma moduł do wystawiania faktur. No ma, tylko wtedy masz faktury w dwóch (a może nawet w trzech) miejscach. Każda faktura powinna mieć swój numer (a przy dwóch systemach może się zdarzyć, że numeracja będzie się powielać). Przy integracji masz więc wszystko w jednym miejscu.

Jak zintegrować Fakturownię z Twoim sklepem?

Zacznij od przejrzenia gotowych integracji Fakturowni pod TYM LINKIEM. Jeśli nie ma tam Twojego systemu to znajdziesz tu pozycję o nazwie „BaseLinker”. BaseLinker jest pośrednikiem między Fakturownią a innymi systemami, które nie mają z nią bezpośredniej integracji. Niestety wiąże się to z dodatkowym kosztem, ale i tak jest taniej niż ręczne wystawianie faktur do każdego zamówienia.

Kiedy już znajdziesz swój system i zainstalujesz odpowiednią wtyczkę, trzeba połączyć sklep z Fakturownią.

W tym celu w Fakturowni wchodzisz w menu ustawienia → ustawienia konta, a następnie z lewego menu wybierasz pozycję „integracja”. Na samej górze strony zobaczysz pole o nazwie „kod autoryzacyjny API, którego należy użyć w Twoim sklepie, w konfiguracji wtyczki integrującej go z Fakturownią. Na tej stronie widzisz też więcej opcji, ale raczej nie będą Ci one potrzebne.

I to wszystko. Od tej pory faktury powinny wystawiać się same. Przetestuj jednak cały proces, żeby uniknąć niespodzianek.

Podsumowanie

To był temat trochę inny, niż te które zazwyczaj tu omawiam. Ale jednocześnie dużo mówi się o automatyzacji, o optymalizacji swojej firmy, o wchodzeniu na wyższy poziom. I właśnie to, co oferuje m.in. Fakturownia może być pierwszym krokiem do tego wszystkiego.

Oczywiście możesz używać tej aplikacji tylko i wyłącznie do wystawiania faktur ale przede wszystkim opisałem ją ze względu na możliwość integracji z innymi rzeczami.

A zaoszczędzony czas poświęć na co chcesz :) Ale znając życie poświęcisz go firmie i wbijaniu się na kolejne poziomy. Tego właśnie Ci życzę.

Przeczytaj także:

 

Zdjęcie: Pixabay

 

Mam dla Ciebie coś jeszcze :)

Już teraz pobierz darmowego e-booka "Jak przestać uganiać się za Klientami i sprawić, by przychodzili do Ciebie sami".

 
E-book jest darmowy.
Podaj tylko swój adres email:

   

Copyright © Paweł Kępa (dawniej Mała Wiejska Firma). Wszelkie prawa zastrzeżone.

Strona używa plików cookies. Korzystając ze strony wyrażasz zgodę na używanie cookies, zgodnie z aktualnymi ustawieniami przeglądarki oraz akceptujesz Politykę Prywatności i politykę cookies.