Jednoosobowa działalność gospodarcza - jak założyć firmę w 2020

W artykule pokazuję w jaki sposób technicznie, krok po kroku załatwić wszystkie formalności kiedy interesuje Cię jednoosobowa działalność gospodarcza. A dokładniej jej założenie.

Ale wszystko po kolei :)

Zakładanie działalności gospodarczej – plan

Zakładam, że skoro czytasz dalej to decyzja o założeniu firmy jest już podjęta i teraz trzeba wszystko zrealizować.

Mam też nadzieję, że masz już wszystko dokładnie zaplanowane. Wiesz co to będzie za działalność, co będziesz sprzedawać, komu i gdzie. Masz policzone wszystkie koszty, masz też kapitał na start.

Powiem Ci jeszcze krótko jak wygląda nasz plan i kolejne kroki na drodze do własnej firmy. A wygląda on następująco:

• złożenie wniosku jednoosobowej działalności gospodarczej
• sprawy do załatwienia w Urzędzie Skarbowym
• sprawy związane z ZUS
• założenie konta bankowego
• zamówienie firmowej pieczątki

Na koniec omówię też kilka spraw związanych chociażby ze sprzedażą, wystawianiem faktur i paragonów.

Założenie działalności gospodarczej przez internet

Jak pewnie wiesz, jednoosobowa działalność gospodarcza może być założona przez internet. Powstała do tego specjalna platforma pod adresem www.firma.gov.pl.

Po wejściu na stronę zobaczysz kilka ikonek (zobacz screen poniżej). Aby przejść do wypełniania wniosku, na początek kliknij w ikonkę „złóż wniosek CEIDG”.

Po kliknięciu w przycisk zobaczysz krótką instrukcję. Odnajdź tam fragment, w którym znajdziesz przycisk (jak na screenie poniżej), który poprowadzi Cię do elektronicznego wniosku o założenie działalności gospodarczej.

Zanim wyświetli Ci się wniosek do wypełnienia, należy zaznaczyć jeszcze kilka opcji (screen poniżej). Skoro dopiero składasz wniosek, to w pierwszej sekcji wybierz opcję „nowy wniosek”. Jak widzisz jest tam też opcja wczytania wniosku na podstawie pliku. Formularz jest po prostu dość długi i czasochłonny w wypełnieniu. Dlatego zawsze możesz go zapisać a następnie wczytać i uzupełnić później.

Resztę ustawień pozostaw dokładnie tak jak na screenie powyżej.

Niestety rzeczywistość nie jest tak kolorowa. Żeby w pełni założyć firmę przez internet musisz posiadać tzw. podpis elektroniczny, co nie jest w Polsce zbyt popularne.

W rzeczywistości więc, możesz wypełnić i przesłać wniosek o założenie firmy przez internet. Natomiast jeśli nie posiadasz podpisu elektronicznego, w ciągu 7 dni musisz udać się do swojego Urzędu Miasta lub Gminy, do stanowiska rejestracji jednoosobowych działalności gospodarczych i potwierdzić złożenie wniosku przed urzędnikiem, składając podpis w jego obecności.

Rejestracja firmy w urzędzie

Poza możliwością wypełnienia formularza zakładania firmy drogą elektroniczną możesz też wypełnić go w formie papierowej a następnie dostarczyć go do swojego Urzędu Miasta lub Gminy.

Ale uwaga! Nie podpisuj wypełnionego formularza w domu. Bardzo często zdarza się, że urzędnik przyjmujący wniosek chce, aby podpisać się w jego obecności. Zostaw więc pole podpisu puste. Podpiszesz wniosek w urzędzie.

Formularz o nazwie „CEIDG-1” również pobierzesz ze wspomnianej wyżej strony. Wystarczy przejść do zakładki „formularze i instrukcje”, którą znajdziesz w górnym menu (screen poniżej).

Założenie firmy – formularz

Niezależnie od tego, czy wybierzesz wypełnianie wniosku elektronicznie czy ręcznie, sprawa wygląda bardzo podobnie. Pola w obydwu wersjach są identyczne. Poniżej zajmę się ich omówieniem.

Nie omawiam wszystkich pól. Te, które są całkowicie jasne, jak np. wpisanie Twojego imienia i nazwiska czy też adresu nie wymagają przecież komentarza :)

01: Rodzaj wniosku

W papierowej wersji masz tu do dyspozycji 5 różnych opcji. Skoro jednak dopiero firmę zakładasz, zaznacz opcję numer 1, czyli wniosek o wpis do CEIDG przedsiębiorcy. W wersji elektronicznej pole jest zaznaczone automatycznie.

03: Dane wnioskodawcy

Jak widzisz na screenie powyżej, w tej sekcji masz do wypełnienia 16 pól. Omówię teraz te pola, które mogą sprawić jakąkolwiek trudność.

2a: Rodzaj dokumentu tożsamości. Do wyboru masz dowód osobisty lub paszport. Zazwyczaj wybiera się tu opcję z dowodem. Natomiast jeśli jesteś cudzoziemcem, wybierasz pozycję z paszportem. Serię i numer wybranego dokumentu wpisujesz w polu 2b.

3: PESEL. Wpisujesz obowiązkowo, jeśli jesteś Polakiem i masz nadany numer PESEL. Jeśli nie masz polskiego obywatelstwa i numeru PESEL wystarczy zaznaczyć pole w tej rubryce.

4: NIP. Jeśli już ktoś Cię kiedyś zatrudniał, w jakiejkolwiek formie to na pewno numer NIP już posiadasz. Jeśli Twoja jednoosobowa działalność gospodarcza będzie Twoją pierwszą „pracą”, poproś o nadanie numeru NIP, poprzez zaznaczenie kwadratu z informacją, że go nie posiadasz.

5: REGON. Każdy kto już kiedykolwiek prowadził działalność gospodarczą ma nadany numer REGON. Należy go wpisać w to pole. Jeśli nie posiadasz REGONu, zaznacz kwadracik w tym polu. Zostanie Ci on nadany.

14: Posiadane obywatelstwa. W wersji elektronicznej domyślnie wstawione jest tu obywatelstwo polskie. Jeśli jesteś cudzoziemcem i nie masz numeru PESEL, wykreśl to domyślne obywatelstwo i wstaw swoje.

15: Oświadczenie m.in. o tym, że nie masz zakazu prowadzenia firmy. Aby Twój wniosek przeszedł w ogóle weryfikację, musisz w tym polu wybrać opcję „tak, składam oświadczenie”.

05: Adres elektroniczny

We wniosku widnieje pole na podanie swojego adresu email. Jest tam też informacja o tym, że na ten adres urzędy będą przesyłały różnego rodzaju informacje.

Prawda jest niestety taka, że dane Twojej firmy będą publicznie widoczne w centralnej ewidencji firm. Adres e-mail również. Co za tym idzie, jeśli adres będzie publiczny będziesz otrzymywać więcej spamu na tą skrzynkę niż wiadomości z urzędów (o ile w ogóle takie będą).

Osobiście, nie podałem adresu e-mail we wniosku. Nie jest to pole wymagane.

06: Nazwa firmy

W tym polu podajesz nazwę swojej firmy. W przypadku kiedy jest to jednoosobowa działalność gospodarcza, nazwa firmy powinna zawierać Twoje imię i nazwisko. Czyli np. moja firma nosi nazwę „ROZWOJOWI.com Paweł Kępa”. Pierwszy człon to wymyślona nazwa firmy, a drugi to moje imię i nazwisko.

W nazwie nie możesz używać słów, które mogą wprowadzić Klientów w błąd. Czyli np. nazw znanych firm lub nazwisk znanych osób. Nie możesz też dodawać w tym miejscu oznaczeń, które zarezerwowane są tylko dla spółek (np. spółka akcyjna, spółka z o.o.).

Nazwą firmy może być też samo imię i nazwisko.

W polu 06.1 podajesz liczbę osób, które będą pracować w firmie wraz z Tobą.

06.2: Kody PKD

W sekcji 06.2 należy podać kody wykonywanej działalności. To kody PKD (Polska Klasyfikacja Działalności), czyli zebrane w postaci uszeregowanej listy kody różnych działań, jakie będzie wykonywać Twoja jednoosobowa działalność gospodarcza.

W pierwszej części należy wybrać tzw. przeważający rodzaj działalności gospodarczej, czyli np. Twoją główną usługę. Czyli np. jeśli otwierasz firmę budowlaną, w tym miejscu możesz wybrać kod 41.20.Z, czyli Roboty budowlane związane ze wznoszeniem budynków mieszkalnych i niemieszkalnych.

Lista kodów PKD

Tylko skąd ten kod PKD? Powyżej podałem Ci link do wyszukiwarki kodów. Tam znajdziesz te, które warto wpisać w Twoim przypadku.

Poza tym, wypełniając wniosek elektroniczne, również masz dostęp do takiej wyszukiwarki. Wystarczy kliknąć przycisk „wybierz” (screen powyżej) a następnie otworzy się przeglądarka kodów PKD, jak ta na screenie poniżej.

Jak widzisz, masz możliwość wyszukiwania kodów na kilka sposobów:

• za pomocą drzewa kategorii
• wg nazwy lub kodu
• wg działalności

Po odnalezieniu swojego kodu, klikasz przycisk „wybierz” (zaznaczony na screenie powyżej) i kod automatycznie wstawi się do wniosku.

W sekcji 06.2 masz też miejsce na dodanie kodów PKD pozostałych rodzajów działalności, jakie będzie wykonywać Twoja firma. Podaj tu wszystkie kody, które związane są z tym, co będziesz wykonywać. Nie ograniczaj się do jednego PKD.

Uwaga: listę tą możesz później zaktualizować, wysyłając aktualizację wniosku i podając w nim nowe kody. Także nie przejmuj się, jeśli o czymś zapomnisz.

07: Nazwa skrócona

W tym miejscu należy podać skróconą nazwę swojej firmy. Czyli może to być nazwa bez Twojego imienia i nazwiska. Ale jeśli nie posiadasz nazwy skróconej to możesz tu wpisać swoje imię i nazwisko.

08: Data rozpoczęcia działalności

Bardzo ważne pole ze względu na pierwsze koszty. Nie opłaca się, aby Twoja jednoosobowa działalność gospodarcza wystartowała pod koniec miesiąca, bo zapłacisz wtedy składki ZUS za cały miesiąc.

Ale też nie opłaca się zakładać firmy pierwszego dnia miesiąca, w momencie kiedy zakładasz swoją pierwszą firmę. Możesz bowiem skorzystać z niższej stawki ZUS przez pierwsze miesiące (będę o tym mówił jeszcze w dalszej części artykułu).

I przy tej uldze, czyli niższych stawkach składek do ZUS liczą się pełne miesiące. Czyli jeśli założysz firmę np. 3 stycznia to masz prawie cały miesiąc niższych stawek na ZUS.

Twoja jednoosobowa działalność gospodarcza nie musi wystartować z datą złożenia wniosku o rejestrację firmy. Data rozpoczęcia może być inna. Po prostu wniosek możesz złożyć wcześniej.

09: Dane do kontaktu

W polu 09 znów podajesz swoje dane kontaktowe. Tym razem jednak mogą to być dane tylko do dyspozycji urzędników. O ile zaznaczysz kwadracik „Sprzeciwiam się udostępnianiu danych kontaktowych z CEIDG”.

10: Adresy związane z działalnością gospodarczą

W tej sekcji mamy miejsce na 3 rodzaje adresów. 10.1 to adres do doręczeń, np. wszelkich pism urzędowych. Takie pisma mogą przychodzić do Ciebie listem poleconym. Podaj więc taki adres, pod którym listonosz Cię zastanie. Inaczej będzie trzeba po niego pójść na pocztę za każdym razem.

Czyli np. w sekcji 04 podany był adres pod którym mieszkasz ale prowadzisz sklep lub warsztat w innym miejscu, warto podać tutaj ten adres,

W części 10.2 podajesz adres, w którym wykonywana będzie Twoja jednoosobowa działalność gospodarcza. Czyli siedzibę (Twój adres z sekcji 04) możesz mieć w domu, ale np. sklep lub warsztat prowadzisz w wynajętym lokalu. Tu podajesz ten adres.

11: Dodatkowe stałe miejsca wykonywania działalności gospodarczej

Jeśli np. będziesz sprzedawać swoje produkty na różnego rodzaju targowiskach, podaj tutaj adresy tych punktów.

12: Podlegam obowiązkowemu ubezpieczeniu w

Mamy tu do dyspozycji 3 opcje: ZUS, KRUS lub informację o tym, że jesteś osobą ubezpieczoną za granicą. Tak naprawdę większość wybierze w tym miejscu ZUS. KRUS mogą wskazać tylko te osoby, które prowadzą działalność rolniczą i właśnie tam odprowadzają swoje składki ubezpieczeniowe.

W przypadku, kiedy wybierzesz ZUS musisz też podać datę od kiedy podlegasz ubezpieczeniu. Jest to dzień, w którym Twoja jednoosobowa działalność gospodarcza startuje, czyli ta sama data, która była podana w polu 08.

W tym miejscu należy też wskazać, jaki załącznik dodasz do wniosku. W załączniku informujesz ZUS o tym, jakie składki będziesz opłacać. Informacje te podajesz w formularzu ZUS ZUA. Ale jeśli pracujesz na etacie i chcesz założyć firmę na boku, wybierz tutaj dołączenie formularza ZUS ZZA. O tym jak wypełnić te dodatkowe formularze opowiem za chwilę, w kolejnych krokach.

17: Informacja dotycząca naczelników urzędów skarbowych

W polu 17.1 podajesz naczelnika urzędu skarbowego, któremu podlegasz ze względu na miejsce zamieszkania. Wpisujesz np. Naczelnik Urzędu Skarbowego w Wągrowcu.

18 i 19: Podatek dochodowy

W polu 18 mamy do dyspozycji kilka opcji do wyboru:

• na zasadach ogólnych, czyli rozliczanie się wg skali podatkowej; jeśli Twój roczny dochód będzie wynosił mniej niż 85.528 zapłacisz od tego 18% podatku dochodowego; za każdą złotówkę dochodu ponad tą kwotę, płacisz już 32% podatku dochodowego; pamiętaj o równaniu: dochód = przychody – koszty; czyli dochód to wszystkie Twoje przychody (ogólna kwota sprzedaży np. nabita na kasę fiskalną) pomniejszony o kwotę kosztów (czyli np. zakup towarów, sprzętu itd.).
• liniowy, czyli stała stawka 19% podatku od całego dochodu; nieważne czy będzie to 10 tys. zł czy milion; ale uwaga: przy wyborze tej opcji tracisz prawo do odliczania różnego rodzaju ulg.
• ryczałt, z którego nie wszyscy przedsiębiorcy mogą jednak korzystać (np. apteki nie mogą); ponadto z tej formy mogą korzystać tylko firmy, które w ciągu roku nie osiągnęły przychodu w wysokości 250 tys. euro; niestety w przypadku ryczałtu nie ma jednolitej stawki; wszystko zaliczy od tego, jaką dokładnie działalność będziesz prowadzić; inną stawkę mają lekarze i tłumacze, a inną osoby prowadzące przedszkole lub lokal gastronomiczny; stawki w przypadku ryczałtu wahają się od 2% do 20% (sprawdź dokładnie jak to jest w przypadku Twojej działalności; TUTAJ zamieszczam link do oficjalnej informacji na ten temat); ryczałt opłaca się firmom, które mają niskie koszty prowadzenia działalności, bo jest to podatek płacony od całego przychodu (nie tylko dochodu).
• karta podatkowa, w przypadku której wysokość nie jest stała i jest określana przez Urząd Skarbowy m.in. w zależności od tego czym zajmuje się Twoja firma oraz od rozmiaru miejscowości, w której działasz; nie każda jednoosobowa działalność gospodarcza może jednak skorzystać z tej formy opodatkowania; o szczegółach przeczytasz TUTAJ.

Podatek dochodowy – plusy i minusy

W polu 19 należy wskazać jak często będziesz opłacać podatek dochodowy. Podatek możesz oczywiście opłacać co miesiąc. Natomiast wybierając podatek liniowy lub też podatek rozliczany na zasadach ogólnych, możesz wybrać opłacanie go raz na kwartał.

Każda z tych opcji ma swoje plusu i minusy. Chodzi o takie sprawy, jak chociażby płynność finansową. Rozliczając się co miesiąc na bieżąco widzisz jak wyglądają Twoje finanse. Zwróć uwagę na to, jak wygląda Twoja sprzedaż. Inaczej będzie z zachowaniem płynności w przypadku firm, które sprzedają z dnia na dzień, jak np. sklep spożywczy, a inaczej w przypadku firm usługowych, które realizują swoje zamówienia np. przez kilka miesięcy od daty zamówienia.

20 – 22: Księgowość

Pole 20 to wybór formy prowadzenia księgowości. W zależności od tego, jaką formę rozliczania podatku dochodowego wybierzesz, masz tu do dyspozycji inne opcje.

W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej najczęściej wybiera się podatkową księgę przychodów i rozchodów. Z tej formy możesz korzystać dopóki Twój roczny przychód nie przekroczy 1,2 mln. euro oraz kiedy wybierzesz rozliczanie podatku dochodowego na zasadach ogólnych lub liniowo.

Księgi rachunkowe to tzw. pełna księgowość, prowadzona przez spółki. Kiedy podatek dochodowy będziesz rozliczać ryczałtowo, wybierasz w tym miejscu opcję „inne ewidencje”.

Jeśli Twoją księgowość będzie prowadziła zewnętrzna firma (czyli zewnętrzna księgowa / księgowa) należy podać jej dane w polu numer 21 (nazwa firmy oraz NIP).

Dodatkowo w polu 22 podajesz adres przechowywania całej dokumentacji księgowej. Możesz ją trzymać u siebie, ale też np. w firmie wskazanej w polu 21.

23: Prowadzę zakład pracy chronionej

To pole nie dotyczy jednoosobowych działalności gospodarczych. Zaznacz „nie”.

25: Jestem wspólnikiem spółki/spółek cywilnych

To pole również nie dotyczy jednoosobowych działalności gospodarczych.

26: Informacja o małżeńskiej wspólności majątkowej

W tym polu wystarczy krótka informacja tak/nie. Jeśli wybierzesz opcję „nie” należy też podać datę kiedy ew. wspólnota zakończyła się. Oczywiście o ile wcześniej taka wspólnota istniała. Jeśli nie istniała, zostawiasz pole puste.

27: Dane identyfikacyjne rachunków bankowych wnioskodawcy

Pole 27 to miejsce na podanie danych Twojego firmowego konta. Niestety kiedy składasz wniosek o założenie firmy takiego konta jeszcze nie posiadasz, bo po prostu jeszcze nie możesz go posiadać :)

Zostawiasz więc w tej chwili to pole puste. Konto możesz założyć dopiero po rejestracji firmy. O zakładaniu konta będzie mowa w dalszej części tego tekstu. Jak tylko Twoje konto będzie aktywne, należy zgłosić aktualizację Twojego wniosku o założenie firmy. Zrobisz to w taki sam sposób i na takich samych zasadach, jak robimy to teraz.

Na szczęście nie musisz wypełniać wszystkich powyższych pól. Wystarczy podać tylko dane wnioskodawcy oraz dane założonego konta.

29: Udzielenie pełnomocnictwa

W przypadku, kiedy Twoja firma to jednoosobowa działalność gospodarcza, nie ma czegoś takiego jak dziedziczenie. Każda taka działalność przypisana jest do jednej osoby. Możesz jednak udzielić pełnomocnictwa np. swojemu partnerowi, dziecku lub rodzicowi, który np. w razie Twojego długotrwałego wyjazdu będzie mógł w Twoim imieniu prowadzić niektóre firmowe sprawy w urzędach.

Jednoosobowa działalność gospodarcza założona!

I gotowe. Wniosek o założenie jednoosobowej działalności gospodarczej został wypełniony. Wysyłasz go teraz elektronicznie lub wydrukowany zanosisz do swojego urzędu (w zależności od opcji wybranej na początku). Po kilku dniach otrzymasz odpowiedź i możesz odebrać potwierdzenie wpisu do ewidencji ze swojego urzędu miasta lub gminy. W ciągu kilku dni otrzymasz też listownie potwierdzenie nadania numeru REGON.

Podatki w jednoosobowej działalności gospodarczej, czyli Urząd Skarbowy

Niestety tzw. jedno okienko jeśli chodzi o założenie jednoosobowej działalności gospodarczej to mit. Poza złożeniem wniosku o rejestrację firmy, w pewnych przypadkach trzeba udać się jeszcze do Urzędu Skarbowego.

Trzeba to zrobić m.in., kiedy chcesz być VAT-owcem.

Czynny podatnik VAT?

Zacznijmy od tego kiedy w ogóle musisz być VAT-owcem, a kiedy możesz i na czym to polega. Jeśli w danym roku przekroczysz sprzedaż powyżej 200 tys. złotych zobowiązuje Cię to do bycia VAT-owcem. Musisz nim być także wtedy, kiedy oczekują tego od Ciebie Twoi Klienci (oczekują faktury VAT a nie innego rodzaju rachunku w rozliczeniu) lub też chcesz odzyskiwać VAT z zakupionych towarów lub usług. Więcej na ten temat przeczytasz TUTAJ.

A więc jeśli chcesz lub musisz być VAT-owcem, w Urzędzie Skarbowym musisz złożyć formularz VAT-R. Omówię teraz krótko jego pola, które trzeba wypełnić robiąc to pierwszy raz (czyli podczas zakładania firmy).

W części A zaznaczasz tylko, że jest to zgłoszenie rejestracyjne oraz wskazujesz nazwę naczelnika Twojego Urzędu Skarbowego. Dokładnie tego samego, który był podany w polu numer 17 wniosku o rejestrację firmy.

Część B to dane Twojej firmy. Jako jednoosobowa działalność gospodarcza jesteś osobą fizyczną, więc zaznaczasz właśnie tą opcję. I uwaga! Wypełniasz te pola, które oznaczone są dwoma gwiazdkami. Czyli nawet jeśli w polu 12 jest do wpisania nazwa skrócona firmy, podajesz tam imię swojego ojca oraz matki.

Rejestracja VAT – szczegóły

W części oznaczonej literką C określasz dokładne szczegóły swojej rejestracji jako VAT-owca. Omówię teraz po kolei te pola.

Zacznijmy od części C.1.

27: pomijasz, bo ten kwadrat zaznaczają tylko osoby, które nie prowadzą firmy.

28: zaznaczasz, kiedy masz siedzibę poza granicami Polski (czyli na 99% też pomijasz).

29: zaznaczasz, kiedy masz obowiązek bycia VAT-owcem, np. na bazie ustaw i tego czym zajmuje się Twoja jednoosobowa działalność gospodarcza.

30: zaznaczasz, kiedy nie musisz być VAT-owcem, ale chcesz.

31: zaznaczasz, kiedy Twoje produkty lub usługi są zwolnione z VAT (VAT wynosi 0%), jak np. usługi finansowe.

32: zaznaczasz, kiedy prowadzisz działalność rolniczą i jako metodę rozliczania podatku dochodowego wybierasz ryczałt.

33: zaznaczasz jeśli nie musisz być VAT-owcem (masz możliwość zwolnienia), ale chcesz.

34: zaznaczasz, kiedy prowadzisz działalność rolniczą i jako metodę rozliczania podatku dochodowego wybierasz ryczałt.

35: zaznaczasz tylko w przypadku aktualizacji wniosku, wtedy gdy Twoja firma w danym roku przekroczy sprzedaż w wysokości 200 tys. zł.

36: zaznaczasz, jeśli wysyłasz produkty z zagranicy do Polski.

37: zaznaczasz, jeśli wysyłasz produkty z zagranicy do Polski.

39: zaznaczasz odpowiedni kwadrat w zależności od Twojej sytuacji. W przypadku, kiedy dopiero zakładasz firmę będzie to kwadracik numer 1, czyli wybór metody kasowej. Metoda kasowa polega na tym, że płacisz VAT dopiero wtedy, gdy Klient opłaci Ci wystawioną fakturę.

40 – 43: podajesz datę od kiedy rozpoczynasz rozliczanie metodą kasową (czyli datę rozpoczęcia działalności gospodarczej).

44: pomijasz te pola; z kwartalnego rozliczania VAT-u możesz skorzystać dopiero po roku prowadzenia działalności gospodarczej.

47: pola 1 i 2 (oraz pola 48 i 49) wypełniasz tylko w przypadku, kiedy prowadzisz usługi taksówkarskie; pola 3 i 4 wtedy, gdy importujesz lub wytwarzasz złoto.

Rejestracja VAT-R: Część C.2

Część C.2 jest nieco krótsza.

50: zaznaczasz to pole, kiedy właśnie zakładasz działalność gospodarczą i chcesz być płatnikiem VAT.

51: to pole możesz zaznaczyć dopiero po roku działalności (musisz wtedy złożyć aktualizację formularza VAT-R); zaznaczenie tego kwadratu oznacza rozliczanie VAT-u kwartalnie.

52: nie dotyczy małych firm.

53: zaznaczasz, kiedy nie musisz składać żadnej deklaracji VAT-7 (czyli kiedy nie masz zaznaczonego żadnego z powyższych trzech kwadratów).

54: zaznaczasz kiedy prowadzisz usługi taksówkarskie oraz rozliczasz podatek dochodowy w formie ryczałtu.

Deklaracja VAT UE

W części C.3 składasz informacje o tym, czy będziesz kupować lub sprzedawać z lub do innych państw Unii Europejskiej. Kiedy coś takiego się przydaje? Na przykład kiedy zamierzasz kupować reklamy na Facebooku albo w Google. No i zawsze, kiedy zechcesz sprzedawać swoje towary do krajów Unii.

59: zaznaczasz, jeśli chcesz kupować lub sprzedawać produkty i usługi w krajach UE.

60: zaznaczasz, jeśli nie chcesz być VAT-owcem ale chcesz kupować produkty lub usługi z krajów UE.

61: zaznaczasz, jeśli nie chcesz być VAT-owcem ale chcesz sprzedawać swoje produkty lub usługi do krajów UE.

62: Podajesz datę rozpoczęcia chęci sprzedaży lub zakupów w krajach UE. Czyli możesz tu wpisać dzień rozpoczęcia działalności gospodarczej.

63 i 64: wypełniasz tylko wtedy, gdy chcesz zakończyć sprzedaż lub zakupy w krajach Unii (czyli dopiero w przypadku aktualizacji wniosku VAT-R).

Jednoosobowa działalność gospodarcza a ZUS

Jak już wspomniałem podczas omawiania wniosku o założenie firmy, należy też wypełnić dodatkowe formularze do ZUS.

Jeśli pracujesz gdzieś na umowę o pracę i zarabiasz przynajmniej minimalną krajową, wypełniasz wniosek ZUS ZZA. Dzięki temu z całego pełnego ZUS-u, który w 2019 wynosi ponad 1300 zł, płacisz tylko niecałe 350 zł ubezpieczenia zdrowotnego.

Jeśli natomiast nie pracujesz nigdzie na etacie to składasz wniosek ZUS ZUA. I dodatkowo, jeśli jest to Twoja pierwsza jednoosobowa działalność gospodarcza lub minęło co najmniej 5 lat od czasu zamknięcia Twojej poprzedniej firmy, możesz skorzystać z tzw. niższego ZUS-u.

W efekcie wygląda to tak, że przez pierwsze pełne 6 miesięcy swojej nowej działalności opłacasz tylko składkę zdrowotną (niecałe 350 zł miesięcznie). Natomiast po tych 6 miesiącach, przez 2 kolejne lata, opłacasz tzw. niski ZUS. W 2019 roku wynosi on nieco ponad 550 zł.

Wnioski ZUS ZZA oraz ZUS ZUA wyglądają niemal identycznie. Dlatego omówię tutaj łącznie ich newralgiczne pola.

Jak wypełnić ZUS ZUA?

W polu I, czyli dane organizacyjne zaznaczasz tylko kwadrat numer 1 (zgłoszenie do ubezpieczeń). A w polu II, czyli dane identyfikacyjne podatnika, wpisujesz swoje dane. Nazwy pól są tu niemal identyczne jak w formularzu rejestracji działalności gospodarczej. Na pewno nie będziesz mieć z tym problemów.

W polu III i IV również wypełniasz swoje dane osobowe.

V: Tytuł ubezpieczenia

W pierwsze 4 pola (powyższy screen) wpisz 05 70 w przypadku jeśli możesz skorzystać z niższego ZUS-u (czyli nie masz firmy dłużej niż 5 lat lub po prostu jest to Twoja pierwsza firma). Jeśli nie możesz skorzystać z niższego ZUS-u wpisz to 05 10.

W przedostatnie pole wpisz 0 (jeśli nie masz emerytury, ani renty), 1 (jeśli masz prawo do emerytury) lub 2 (jeśli masz prawo do renty).

Natomiast w ostatnie pole wpisz 0 (jeśli nie masz orzeczenia o niepełnosprawności), 1 (jeśli masz orzeczenie o lekkim stopniu niepełnosprawności), 2 (jeśli masz orzeczenie o umiarkowanym stopniu niepełnosprawności) lub 3 (jeśli masz orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności).

VI: Dane o obowiązkowych ubezpieczeniach społecznych

W polu daty wpisujesz oczywiście dzień kiedy startuje Twoja jednosoobowa działalność gospodarcza (ta sama data co na wcześniejszych formularzach). Z kwadratów tylko ubezpieczenie chorobowe jest dobrowolne. Pozostałe musisz zaznaczyć obowiązkowo.

VII: Dane o obowiązkowym ubezpieczeniu zdrowotnym

W polu daty znów wpisujesz dzień rozpoczęcia swojej jednoosobowej działalności gospodarczej. Pole kod oddziału NFZ wypełniasz w zależności od województwa, w którym mieszkasz. Kody są następujące:

• dolnośląskie: 01R
• kujawsko – pomorskie: 02R
• lubelskie: 03R
• lubuskie: 04R
• łódzkie: 05R
• małopolskie: 06R
• mazowieckie: 07R
• opolskie: 08R
• podkarpackie: 09R
• podlaskie: 10R
• pomorskie: 11R
• śląskie: 12R
• świętokrzyskie: 13R
• warmińsko – mazurskie: 14R
• wielkopolskie: 15R
• zachodniopomorskie: 16R

VIII: Dane o dobrowolnych ubezpieczeniach społecznych

Jak już wspomniałem wyżej tylko ubezpieczenie chorobowe jest nieobowiązkowe. Tutaj możesz zdecydować czy chcesz je opłacać czy nie. Po prostu w przypadku ew. zwolnienia lekarskiego nie otrzymasz tzw. „chorobowego”, kiedy zdecydujesz, że nie chcesz opłacać tej składki.

Pole IX zostawiasz puste. Wypełniasz ją dopiero wtedy, kiedy zgłaszasz do ZUS-u zatrudnionego pracownika.

Pole X wypełnia ZUS. Natomiast w polach XI – XIII wypełniasz odpowiednie adresy.

Pieczątka

Kiedy masz już załatwione wszystkie powyższe sprawy możesz zamówić pieczątkę. Jej wyrobienie trwa zazwyczaj 1-2 dni i kosztuje do 50 zł.

Co powinno znaleźć się na pieczątce? Przede wszystkim nazwa Twojej firmy (wraz z imieniem i nazwiskiem), adres, numer NIP oraz numer REGON. Wszystkie inne sprawy (takie jak numer telefonu, numer konta bankowego czy też adres strony www) są jedynie opcjonalne.

Konto firmowe

Kolejna sprawa to konto bankowe, na którym będziesz gromadzić to co zarobisz :) Będą tam wpływały transakcje kartą, płatności online i wszystkie inne przelewy od kontrahentów (także to co samodzielnie wpłacisz).

Praktycznie każdy bank w Polsce ma ofertę dla przedsiębiorców. Osobiście korzystam z mBanku. Prowadzenie konta jest za darmo, tak samo jak wypłaty z bankomatów. Przelewy do ZUS i Urzędu Skarbowego również są za darmo. Płacę tylko za przelewy do innych firm (np. kiedy coś kupuję).

Zresztą, pełną ofertę zobaczysz TUTAJ. Ciekawą opcją dodatkową oferowaną przez mBank jest księgowość. Możesz mieć więc bank, program do faktur i księgowość (o czym będę mówił za chwilę) w jednym miejscu.

Rejestrowanie sprzedaży w firmie

Pozostaje do omówienia jeszcze jedna kwestia związana z finansami, którą należy okiełznać podczas zakładania działalności gospodarczej. Każdą sprzedaż musisz udokumentować, czyli wystawić Klientowi paragon lub fakturę. A następnie zaksięgować.

Kasa fiskalna – zakup i fiskalizacja

W przypadku większości firm to na kasie fiskalnej rejestrowana jest cała sprzedaż. Kasa będzie niezbędna w momencie, kiedy prowadzisz firmę B2C, czyli Twoimi Klientami są tzw. Konsumenci, szerzej znane jak „osoby prywatne”.

Czyli np. prowadzisz sklep spożywczy, sklep z zabawkami albo z butami. Przychodzi Klient i wystawiasz mu paragon do każdego zakupu.

Wybór kasy zależy m.in. od tego ile towarów masz w swojej ofercie. Niektóre kasy mają np. limit do 1000 różnych produktów wprowadzonych w pamięć. Warto też zwrócić uwagę czy kasa ma funkcję „online ready”. Niebawem może stać się to wymogiem prawnym, więc głupio byłoby kupować drugą kasę tylko z tego powodu. Prawdopodobnie wszystkie transakcje z kasy w ten sposób będą w przyszłości trafiać prosto do Urzędu Skarbowego.

Przy zakupie kasy sprzedawca zazwyczaj daje kilka dni na jej naukę i przetestowanie. Możesz wtedy na próbę drukować sobie paragony, które nie są fiskalne, czyli nie są oficjalnymi dokumentami sprzedaży. Następnie kasę należy zafiskalizować, czyli zgłosić fakt jej posiadania i używania w swoim Urzędzie Skarbowym.

Zazwyczaj taką fiskalizacją zajmuje się sklep, w którym kasę kupujesz. Otrzymujesz wtedy numer rejestracyjny swojej kasy, który musisz umieścić na jej obudowie np. niezmywalnym flamastrem.

Program do wystawiania faktur i księgowość

W przypadku kiedy Twoimi Klientami będą inne firmy, przyda się program do wystawiania faktur VAT. Możesz też kupić bloczek do ich ręcznego wypisywania w sklepie papierniczym, ale to nie będzie raczej najlepsze rozwiązanie :)

Faktury VAT wystawiać możesz w momencie, kiedy zgłosisz się w Urzędzie Skarbowym jako podatnik VAT (omawialiśmy to już wcześniej).

Możesz skorzystać chociażby z oferty mBanku, o której wspominałem powyżej. Ale możesz też skorzystać z oferty specjalnych platform internetowych (np. Fakturownia), które oferują zarówno program do faktur jak i usługi księgowe.

Podsumowanie

Uff! Napisanie tego artykułu i nagranie podcastu to sporo pracy. Mam nadzieję, że od teraz wyrażenie „jednoosobowa działalność gospodarcza” będzie dla Ciebie jasne jak słońce :) Mam też nadzieję, że przyda się to chociaż jednej osobie :) I, że ta osoba, która założy firmę wraz z powyższą „instrukcją” odniesie dzięki temu gigantyczny sukces :) Tego Tobie i sobie życzę!

Co możesz zrobić teraz? Przede wszystkim zapraszam do dyskusji w komentarzach poniżej. Na pewno pojawi się tu sporo pytań i odpowiedzi.

Po drugie, jeśli znasz kogoś, kto planuje właśnie założenie firmy, podeślij powyższy artykuł tej osobie. Niech będzie dla niej przydatny. Będę też wdzięczny za wszystkie udostępnienia. Za wszystko bardzo gorąco z góry dziękuję!

Przeczytaj także:

• Jak zrobić stronę internetową w WordPress krok po kroku w 30 minut (bez programowania)?
• W co inwestować i jak inwestować, prowadząc firmę – prawdy i mity
• Jak zbudować widoczność firmy w internecie – 12 kroków
• Aktualny ranking kont firmowych

Zdjęcie: Pixabay