Mailing w spamie - co zrobić, by tam nie wpadał

Podejmujesz decyzję, inwestujesz w budowę newslettera, a ostatecznie Twój mailing ląduje w spamie. Co z tym zrobić? Czy jest jakaś recepta? Sprawdźmy!

Kiedy decydujesz się na korzystanie z email marketingu to raczej nie po to, by Twoje wiadomości trafiały do spamu. Ale po to, by Twoje maile lądowały w głównej skrzynce odbiorczej, były otwierane i przekładały się na wzrost przychodów.

W tym artykule zrobiłem dwie rzeczy…

#1: Powody - przygotowałem listę powodów, które mogą sprawiać, że Twój mailing ląduje w spamie.

#2: Rozwiązania - pokazuję, w jaki sposób można zniwelować ryzyko trafienia do folderu z niechcianymi wiadomościami.

Zaczynajmy!

Twój mailing w spamie? Dlaczego?

Pierwszą część podzieliłem na 2 podpunkty.

Po pierwsze, wykonałem trochę researchu i postanowiłem przeszukać internet, szukając jakiegoś punktu zaczepienia. W końcu nie tylko Ty i ja możemy mieć problem ze spamem. Inni w internecie też dzielą się tym problemem.

Po drugie, zajrzałem do swoich skrzynek pocztowych, do folderów ze spamem, starając się przeanalizować dlaczego wiadomości tu trafiają.

Mailing w spamie - najczęstsze powody

Zacznijmy od tego, co wiedzą już inni, od tego co możemy znaleźć w różnych analizach w internecie. Wybrałem tu punkty, na które najszybciej możesz zareagować (poprawiając w ten sposób dostarczalność) oraz takie, które mają największy wpływ na wpadnie do spamu.

#1: Cała komunikacja z jednego adresu

Jeden z największych błędów to fakt, że wszystkie Twoje maile wysyłane są z jednego adresu. Przykładowo jesteś właścicielem adresu biuro@twojadomena.pl

I z tego adresu wysyłasz mailingi, odpisujesz na zapytania, prowadzisz codzienną korespondencję. Ten adres podany też jest na Twojej stronie internetowej jako najważniejszy.

No i w momencie, gdy z jakiegoś powodu wiadomości wysyłane z tego adresu zaczynają wpadać do spamu, to będzie tak się działo niezależnie od tego czy wyślesz newsletter, odpowiedź do klienta, czy też dostawcy.

Warto to rozdzielić. Najlepiej jest mieć inny adres podany w zakładce “kontakt” na stronie, z innego wysyłać mailingi, z innego powiadomienia w sklepie internetowym itd.

#2: Wysyłasz załączniki

To chyba najgorsze co możesz zrobić. Oczywiście, że na co dzień korzystamy z poczty elektronicznej m.in. po to, by wysyłać sobie pliki.

Ale też wszyscy chyba doskonale wiemy, że pliki załączników (zwłaszcza te od nieznanych nadawców) bardzo często zawierają wirusy lub inne szkodliwe oprogramowanie, które pozwala na włamanie się do banku, przejęcie kontroli nad komputerem itd.

Przede wszystkim jest tu mowa o plikach pdf, zip, excel itd.

Ale też do spamu można trafić za umieszczenie obrazka (a co gorsza kilku obrazków) w treści maila.

Trzeba mieć na uwadze, że sama wiadomość tekstowa zajmuje mało miejsca (kilka kilobajtów - KB). Każdy załącznik zwiększa potrzebne miejsce. Jeśli wysyłamy maila z załącznikami do jednej - dwóch osób to nie ma problemu.

Ale jeśli są to setki lub tysiące osób to system wysyłkowy i serwery mogą nie dać rady. Blokują się wtedy, a maile zaczynają trafiać do spamu.

Wystarczy policzyć…

Zwykły mail tekstowy wysyłany do 5000 osób: 5000 x 10 KB = 50000 KB (ok. 50 MB - megabajtów).

Mail z załącznikiem PDF (o rozmiarze 2 MB) wysyłany do 5000 osób: 5000 x 2 MB = 10000 MB (ok. 10 GB - gigabajtów).

Widzisz różnicę?

Dlatego najczęstszym rozwiązaniem jest wrzucenie plików np. na serwer Twojej strony www (lub na dysk typu Google Drive), a odbiorcy wysyłamy tylko link do pliku.

#3: Niezaufany nadawca

Niektóre serwery mogą oznaczać Twoje maile jako spam, dlatego że Twój adres jest niezaufany lub nie posiada odpowiednich oznaczeń.

W skrócie chodzi o pojęcia takie jak DMARC, DKIM, SPF. Nie musisz znać rozwinięcia tych skrótów. Najważniejsze, by serwer Twojej skrzynki wiedział o nich wszystko.

Jeśli korzystasz z aplikacji do wysyłki mailingu to wszystkie te ustawienia masz w jednym miejscu.

Spójrz jak wygląda to w GetResponse. Po zalogowaniu na swoje konto, wystarczy wejść w ustawienia swojego adresu a tam już jest gotowa instrukcja (podobna do tej z obrazka poniżej).

Wystarczy, że wyślesz takie zgłoszenie z instrukcją do pomocy technicznej w firmie, w której masz hosting swojej skrzynki pocztowej i załatwią to od ręki za darmo (przynajmniej u mnie tak jest za każdym razem).

#4: Wysyłasz mailing do osoby, która nie wyraziła na to zgody

Jeśli wysyłasz mailing na adresy osób, które nigdy samodzielnie nie zapisały się na Twoją listę, nie wyraziły zgody na otrzymywanie wiadomości to bardzo dobrze, że Twoje maile trafiają do spamu. Tak powinno być.

Nie możesz decydować za kogoś. Nie możesz też dodawać na swoją listę adresów znalezionych w internecie, na stronach www itd. Nawet jeśli sądzisz, że te osoby mogłyby być zainteresowane.

#5: Wysyłasz mailing do osoby, która nie wyraziła na to zgody i masz to w d…

To jest jeszcze gorsze od punktu 4. Ktoś dostał od Ciebie już jakiś mailing i poprosił Cię o nie wysyłanie niczego więcej. Ale Ty nadal to robisz. Opamiętaj się!

#6: Kupiłeś gotową listę

W internecie można spotkać takie reklamy. Kup gotową listę mailingową i wysyłaj newslettery.

Pytanie, jak powstała taka lista. Jak trafiły na nią poszczególne adresy email?

Jeśli właściciele tych adresów nie wyrazili na to zgody to lista jest nielegalna.

Może się jednak zdarzyć tak, że Twój partner biznesowy ma jakąś listę zbudowaną legalnie. Ważne, by mieć zgodę na wysyłkę wiadomości do osób na tej liście. Nie znaczy to jednak, że nie trafisz do spamu.

Odbiorcy znają poprzedniego nadawcę, który wysyłał do nich mailingi. Ale Ciebie i Twojej firmy już znać nie muszą. Mogą więc oznaczać te mailingi jako spam.

#7: Brak regularności

Typowa sytuacja: ktoś zapisuje się na listę mailingową, otrzymuje 2-3 wiadomości, a później cisza. I nagle po kilku miesiącach albo po roku pojawia się kolejna wiadomość. Odbiorca już o Tobie mógł zapomnieć. To prosta droga do tego, by oznaczył Cię jako spamera. Ważne jest regularne wysyłanie przydatnych wiadomości.

#8: Długość wiadomości

Niektóre serwery mogą uznać Twój mailing jako spam ze względu na jego długość. I działa to w dwie strony…

Mianowicie może się tak stać, gdy Twój mail jest zbyt długi, ale też wtedy, gdy jest on zbyt krótki.

#9: Zakazane słowa

Do spamu możesz też trafić za to, że używasz słów zakazanych. Jeśli serwer wykryje takie słowa w Twojej wiadomości to najczęściej oznaczy ją właśnie jako spam.

Przykładami taki słów mogą być chociażby “kup teraz”, “kup online”, “darmowy” itd.

To oczywiście tylko kilka przykładów.

Na bazie tego, co znalazłem w internecie, przygotowałem dużo obszerniejsze zestawienie, w którym znalazło się prawie 400 pozycji.

Wspomnianą listę znajdziesz TUTAJ.

#10: Brak przycisku do wypisania się z listy

Każdy mailing, jaki wysyłasz powinien składać się z wymaganych elementów. Wiadomo, że mail musi mieć swój temat i treść.

Ale każdy wysłany mail powinien też mieć przycisk umożliwiający wypisanie się danemu odbiorcy z Twojej listy mailingowej.

Najczęściej program do mailingu samodzielnie i automatycznie umieszcza taki przycisk na końcu wiadomości.

Jeśli Twój mailing nie ma takiego przycisku to odbiorca będzie szukał innego wyjścia. Najpierw rozejrzy się czy dookoła są jakieś inne przyciski. I najczęściej zauważy wtedy “oznacz jako spam”.

Spam w moich skrzynkach - raport

Na początku roku 2021 założyłem zupełnie nową, czystą skrzynkę mailową i zapisałem się z nią na około 100 różnych newsletterów. Powtarzam: sam się zapisałem. Z własnej woli.

Zapisałem się tylko na newslettery, które chciałem obserwować. Jak dokonywałem wyboru? Newsletter musiał spełniać jedno z dwóch kryteriów:

• interesowała mnie tematyka,
• chciałem śledzić marketing danej firmy.

Ten nowy adres nie był nigdzie podawany. Nikt więc nie mógł zapisać mojego adresu na żadną inną listę (na której nie chciałem być). Więc mój nowy adres email nie mógł trafić w ręce typowych spamerów.

A mimo to, maile które przez ten czas otrzymywałem, trafiały do spamu. Mimo, że wyraziłem chęć na ich otrzymywanie.

Ale oczywiście nie mam nic przeciwko temu, że wiadomości trafiają do spamu w momencie, gdy otrzymuję je od firm i osób, na których newslettery się nie zapisywałem. Tak powinno być! I nikt nie powinien wysyłać mailingu do osób, które nie zapisywały się na newsletter oraz nie wyraziły na to zgody.

Spójrz teraz na kilka z takich wiadomości, które trafiły do spamu w mojej skrzynce i spróbujmy wyciągnąć wnioski.

Przykład #1: Brak treści

To dziwne… Jakaś firma wysyła do mnie swój mailing, ale nie ma w nim żadnej treści! Spójrz poniżej na screena jednej z takich wiadomości.

Nadawca wstawił w treść wiadomości same obrazki. Owszem każdy obrazek zawiera tzw. alt tag, który mówi, by kliknąć i zobaczyć ten mail w przeglądarce (gdzie wczytają się wszystkie obrazki).

Ale zarówno mnie, jak i innym odbiorcom nie chce się. Skoro Tobie nadawco nie chciało się wstawić tutaj tekstu i przygotować tego mailing, poświęcić na to czasu, to ja odbiorcy też nie będą poświęcać swojego czasu.

Jakie jest rozwiązanie?

Zawsze powtarzam: najlepszy mailing to taki, który wygląda jak zwykły mail, czyli czarny tekst na białym tle. Od razu w treści mówimy odbiorcy w ten sposób o co nam chodzi i jaki jest cel tego maila.

Owszem - można wrzucić obrazek, a nawet kilka obrazków. Ale niech one stanowią tylko jakiś fragment całej wiadomości. Warto wtedy też zadbać o odpowiednie alt tagi. I co najważniejsze: treść wiadomości powinno dać się odczytać nawet bez obrazków! Niech oe będą tylko dodatkiem.

Przykład #2: -60%, -40%, -20%...

Drugi przykład, jaki znalazłem w swoich skrzynkach mówi o rabatach. I nic dziwnego. Korzystając z mailingu chcemy informować swoich odbiorców o tym, że mamy jakąś promocję, rabaty itd.

Ok - można to robić. Trzeba jednak zwrócić uwagę na jeden mały szczegół.

Spójrz na poniższego screena z folderu Spam:

Widzisz wspólny element tematów wiadomości, które tam trafiły?

Wszędzie w temacie podany jest jakiś konkretny rabat procentowy.

Ale chodzi też o sposób zapisu tego rabatu.

Na początku jest zawsze znak minusa, a następnie jakaś liczba i znak procentu. Wszystkie maile, które trafiły do spamu, miały taki zapis rabatu w temacie lub w treści.

Okazuje się, że kiedy w temacie maila nie było minusa przy procencie, to wiadomość do spamu nie trafiała. Spójrz na przykłady:

Być może to tylko przypadek. Ale zarówno w spamie, jak i w głównej skrzynce znalazłem po kilkadziesiąt maili, które potwierdzają tą prawidłowość. Oczywiście były też wyjątki, ale dosłownie kilka (1 w spamie i 2 w skrzynce głównej).

Jakie jest rozwiązanie?

Jeśli już chcesz napisać jak wysoka jest przecena, to zapisują ją bez minusa na początku.

Przykład #3: Zakazane słowa

Ten punkt potwierdza regułę, o której mówiłem już wcześniej. Spójrz tylko na poniższy screen z przykładowej wiadomości, która trafiła do spamu.

Zauważ, że nie ma tu nachalnych propozycji i zakazanych słów w stylu “kup teraz” itd. Najgorsze są tu ciągłe powtórzenia.

Jakie jest rozwiązanie?

Najważniejsze to sprawdzić jak będzie wyglądała wiadomość po wysyłce (programy do wysyłki mają taką możliwość). To co powyżej nie wygląda zachęcająco. A jeśli chcesz wysyłać informacje o ofercie to spróbuj przeplatać produkty opisami.

Przykład #4: Kilka błędów w jednej wiadomości

Ostatni przykład to w rzeczywistości podsumowanie.

Nie trafisz do spamu jeśli popełnisz jakiś mały błąd. Nie trafisz też, gdy popełnisz go raz na jakiś czas.

Ale notoryczne powielanie tych samych złych schematów, a do tego kilka rażących błędów w jednej wiadomości to już jasny sygnał do tego, by Twoje wiadomości lądowały w folderze niechcianych wiadomości.

Co ja robię, żeby moje mailingi nie trafiały do spamu?

Na koniec tego artykułu pokażę Ci jeszcze co ja robię, żeby moje maile nie trafiały do spamu.

Przede wszystkim biorę pod uwagę wszystkie punkty, o których wspomniałem już wcześniej. Ale oczywiście jak się domyślasz, proces budowania listy jest nieco bardziej skomplikowany.

Są jednak dwie rzeczy, które bezwzględnie robię za każdym razem, gdy wysyłam newsletter.

#1: Spam Test

We wspomnianym już GetResponse, przy wysyłce każdego newslettera system automatycznie sprawdza wiadomość pod kątem spamu.

Na ekranie od razu widzę komunikat mówiący o błędach lub potwierdzający brak błędów. Przykład takiego komunikatu widzisz na obrazku poniżej.

#2: MailTester

Kolejny krok to wykonanie testu za pomocą zupełnie darmowej aplikacji MailTester.

Ta aplikacja symuluje wysyłkę mailingu, sprawdzając krytyczne punkty każdego elementu Twojej wiadomości. Na końcu zobaczysz podsumowanie, które od razu podpowiada co należy poprawić.

Poniżej zamieszczam video, w którym zobaczysz sposób działania tej apki.

Podsumowanie

Mnóstwo osób powtarza, że email marketing nie działa, że maile trafiają do spamu, nikt ich nie czyta itd. Moje doświadczenia i doświadczenia innych osób mówią coś zupełnie innego.

Ważne jest jedno: robienie tego zgodnie z zasadami. Między innymi takimi, które sprawiają, że to co wysyłasz nie jest spamem.

Spójrz na przykładzie tego artykułu: wystarczy posługiwać się gotową instrukcją, gotowymi punktami i spełnić te warunki.

Nie bez powodu badania pokazują, że email jest najtańszą i najbardziej skuteczną formą marketingu. Pod warunkiem, że robi się to zgodnie z zasadami.

Na koniec mam do Ciebie dwie prośby!

Prośba 1: Jeśli uważasz, że artykuł może przydać się któremuś z Twoich znajomych - udostępnij go proszę. Z góry dziękuję :)

Prośba 2: Jeśli ktoś ciągle wysyła do Ciebie spam, to podeślij tej firmie lub osobie link do powyższego artykułu. Niech poprawi swoją skuteczność i sposób działania! A Ty będziesz zadowolony, że nie otrzymujesz już od nich spamu :)