Autoresponder w newsletterze - jak i po co go zrobić

Autoresponder to przydatna funkcja w każdym koncie mailowym. Ale jest też świetna w przypadku newsletterów. Za chwilę powiem Ci dlaczego tak uważam. A później pokażę Ci jak coś takiego możesz samodzielnie wdrożyć.

Zacznijmy od tego po co Ci autoresponder do newslettera.

Odpowiedzi jest przynajmniej kilka :)

Dla wygody,

Dla zyskania czasu,

Dla lepszych efektów…

Zazwyczaj sprawa wygląda tak:

Krok #1: Tworzymy newsletter i wstawiamy go na stronę lub sklep.

Krok #2: Planujemy co będziemy wysyłać, jak często, do kogo i o czym będą maile.

Krok #3: Wysyłamy kilka mailingów, a później zapominamy, odechciewa nam się, nie mamy czasu i zaprzestajemy lub wysyłamy maile nieregularnie.

Właśnie dlatego potrzebny jest autoresponder. Do każdej listy mailingowej!

Po co Ci autoresponder w liście mailingowej?

Spójrzmy na najprostszy i najbardziej popularny przypadek. Sklep internetowy oferuje rabat 10% w zamian za zakupy na newsletter. Przecież nikt nie będzie wysyłał tego ręcznie. Przy kilku sztukach jest ok. Ale jeśli na listę zapisuje się więcej osób to przydałoby się jakieś rozwiązanie. Do tego właśnie służy autoresponder.

Standardowo używamy autorespondera, by w momencie kiedy jesteśmy np. na urlopie, a ktoś wysyła do nas maila, ta osoba dostała od nas informacje, że nas nie ma i odpowiemy za kilka dni.

Procedurę autorespondera uruchamia to, że ktoś wysłał do nas maila.

A w przypadku wspomnianego sklepu procedurę autorespondera uruchamia to, że ktoś zapisał się na listę mailingową. W domyśle: ktoś wysłał naszej liście mailingowej maila, że chce się na nią zapisać. Więc teraz też wyślemy mu (a właściwie to lista sama to zrobi) autoresponder z kodem rabatowym.

To był jeden przypadek.

Teraz drugi.

Załóżmy, że ktoś zapisuje się na Twoją listę mailingową w momencie, gdy masz jeszcze zapał do jej tworzenia i regularnie wysyłasz mailingi. Wtedy Twój odbiorca jest zadowolony, bo otrzymuje treści, na które się zapisywał.

Autoresponder przyda się w momencie, gdy stracisz pierwotny zapał. Dzięki temu osoby, które się zapiszą nadal będą otrzymywać maile od Ciebie. Ale będzie je wysyłał automat.

Najlepsze jest to, że nie musisz tych maili tworzyć od zera.

Możesz wykorzystać maile napisane podczas “zapału”. Bo przecież na Twój newsletter będą się zapisywały nowe osoby. Nie ma więc obawy, że ktoś dostanie dwa razy tą samą wiadomość.

Jak stworzyć autoresponder?

To teraz przejdźmy do części praktycznej, czyli jak stworzyć autoresponder do newslettera.

Operacja jest bardzo prosta. Przede wszystkim będą potrzebne maile, które chcesz wysyłać do odbiorców w autoresponderze.

Najlepiej, by było to od 4 do 8 wiadomości.

Dlaczego akurat tyle?

Przede wszystkim zakładam, że maile będą wysyłane w odstępie tygodnia, czyli pierwszy mail od razu po zapisie, a kolejne w odstępie 7 dni.

W autoresponderze wysyłanym od razu po zapisie, przede wszystkim dziękujemy za ten zapis, witamy się, przedstawiamy i opowiadamy krótko o tym czego spodziewać się w kolejnych mailach.

Jeśli ktoś zapisał się na Twój newsletter w zamian za rabat na zakupy w sklepie to w tym mailu wyślij też kod rabatowy i opowiedz o tym jak skorzystać z rabatu.

Te 4-8 wiadomości powinno też wystarczyć na zbudowanie jakiejś nici porozumienia pomiędzy Tobą a odbiorcą. Odbiorca będzie mógł Cię poznać i zapamiętać.

Zwłaszcza zapamiętanie jest bardzo ważne. Kiedy ktoś zapisze się na newsletter, a Ty nie będziesz regularnie wysyłać maili to istnieje bardzo duże prawdopodobieństwo, że odbiorca zapomni całkowicie o tym, że kiedykolwiek zapisał się na Twoją listę.

Autoresponder zadba więc o tą pamięć.

To teraz przejdźmy już do jego tworzenia. To tylko kilka prostych kroków.

Całą procedurę pokażę Ci w oparciu o GetResponse - aplikację z darmowym pakietem (możesz mieć w nim newsletter do 500 osób za darmo).

Krok #1: Nowy autoresponder

Zaczynamy od wybrania pozycji “autorespondery” z głównego menu dostępnego po zalogowaniu na konto GetResponse (screen poniżej).

Następnie po prawej stronie ekranu kliknij w niebieski przycisk “stwórz autoresponder”.

Jeśli w tym momencie na ekranie pojawi się okno jak na screenie poniżej, to wybierz opcję “nowego edytora”. Ale jeśli okno nie wyskoczy to być może na Twoim koncie nowy edytor jest już wybrany automatycznie (ja mam konto od wielu lat).

Krok #2: Ustawienia autorespondera

Każdy autoresponder ma swoje ustawienia. W GetResponse składają się one z 5 pól, które widać na poniższym obrazku.

1: Nazwa autorespondera

Tylko Ty widzisz tą nazwę i służy ona do wewnętrznej identyfikacji. Warto w tych nazwach posługiwać się pewnym schematem, który umożliwi późniejsze odnajdywanie i edycję odpowiednich wiadomości.

Moja nazwa to “AR powitalny - mail 1 - powitanie + kod rabatowy”

“AR” to skrót od autoresponder. “Powitalny” oznacza, że jest to seria wiadomości powitalnych, mających na celu bliższe poznanie i zapamiętanie przez odbiorcę. “Powitanie + kod rabatowy” mówi o tym, jaka jest zawartość wiadomości.

Idąc tym wzorem, kolejne wiadomości mogą mieć nazwę “AR powitalny - mail 2 - nowości w naszej ofercie”, “AR powitalny - mail 3 - pytania i odpowiedzi” itd.

2: Powiązana lista

To bardzo ważne pole. Wskazujesz w tym miejscu kto będzie otrzymywał Twój autoresponder. W moim przypadku otrzyma go każdy kto zapisze się na listę o nazwie “pawel”.

Kiedy masz tylko jedną listę to nie ma problemu, ale kiedy masz więcej list mailingowych to koniecznie zwróć uwagę na poprawne ustawienie tego pola.

3: Dzień i godzina wysyłki

W tym miejscu decydujesz kiedy i o której ma być wysłana wiadomość automatyczna. Dni liczymy od zera. Dzień 0 to dzień zapisu. Czyli w moim przypadku pierwszą wiadomość wysyłam natychmiast w dniu zapisu.

Jeśli chcę wysłać kolejną wiadomość po 7 dniach, to wpisuję “w dniu 6”, jeśli po 4 dniach to wpisuję “w dniu 3” itd.

Mogę też ustawić godzinę wysyłki.

Jeśli ktoś zapisze się na Twój newsletter o godzinie 13:23, a Ty wybierzesz tu opcję “o godzinie zapisu” to ta osoba otrzyma wiadomość we wskazanym dniu o godzinie 13:23.

Możesz tu wybrać opcję “z opóźnieniem”. I jeśli opóźnienie będzie wynosiło 2 godziny to nasz użytkownik otrzyma wiadomość o 15:23.

Ostatnia opcja “dokładnie o” pozwala na wybranie konkretnej pełnej godziny zegarowej, o której ma nastąpić wysyłka.

W tym miejscu możesz też ustawić w jakie dni ma być wysyłany autoresponder. Nie jesteś w stanie do końca przewidzieć w jakie dni ludzie będą zapisywali się na Twój newsletter, warto więc pozostawić tu włączone wszystkie dni.

4: Nadawca

Domyślnie ustawiony jest tu główny adres mailowy podpięty pod konto w GetResponse. Możesz jednak dodać inny adres.

5: Temat maila

Temat maila w przeciwieństwie do nazwy (punkt 1) będzie widoczny dla odbiorcy. Temat wyświetli się w skrzynce odbiorczej jako temat wiadomości.

Krok #3: Treść wiadomości

Na tym samym ekranie ustawień masz też możliwość stworzenia treści autorespondera.

Wystarczy kliknąć na przycisk “stwórz wiadomość” - wskazane strzałkami na screenie poniżej.

Możesz użyć gotowego, kolorowego szablonu, stworzyć treść w HTML lub wykorzystać pusty szablon (screen poniżej). Ja korzystam z ostatniej opcji. Chcę, żeby mój autoresponder wyglądał jak zwykły mail, czyli czarny tekst na białym tle.

Na powyższy obrazku widzisz też opcję “istniejące wiadomości”. Możesz tu wybrać wiadomości wysłane w przeszłości do odbiorców Twojego newslettera. Czyli coś, o czym wspominałem już wcześniej. Jeśli wybierzesz tą opcję, wystarczy odszukać odpowiednią wiadomość, zatwierdzić i gotowe.

Wróćmy jednak do tworzenia wiadomości od zera.

Wybieram totalnie pusty szablon (wskazany na screenie poniżej).

Po wyborze szablonu wyświetli się kreator wiadomości (screen poniżej).

Obsługa kreatora jest bardzo prosta. Po lewej stronie mamy podgląd projektowanej wiadomości, a po prawej elementy, z których można ją tworzyć. Wystarczy zgodnie z instrukcją przeciągnąć wybrany element z prawej strony (np. Tekst) na stronę lewą.

W przypadku wyboru tekstu, po lewej stronie wyświetli się pole na wpisanie treści.

Po zakończonej pracy wystarczy zapisać wiadomość klikając niebieski przycisk “Dalej” w prawym górnym narożniku. W tym momencie kreator wróci do okna ustawień autorespondera.

Teraz wystarczy już tylko zapisać autoresponder (niebieski przycisk na screenie poniżej) i gotowe. Pierwsza automatyczna wiadomość od tej pory będzie wysyłana zgodnie z ustawieniami.

Krok #4: Kolejne dni autorespondera

Stworzyliśmy już pierwszą wiadomość w serii. A ja wspominałem o tym, żeby seria składała się przynajmniej z 4-8 wiadomości.

Kolejne wiadomości dodajemy w ten sam sposób. Wystarczy powtórzyć krok od 1 do 3. Za każdym razem pamiętamy przede wszystkim o odpowiednim przesunięciu dnia wysyłki (6 dni od zapisu, 13 dni od zapisu itd.).

Podsumowanie

Stworzenie autorespondera to jedna z najprostszych czynności podczas budowy listy mailingowej.

Efektem jest spełnienie tych wszystkich zalet, o których wspomniałem na początku artykułu.

Warto jednak nie poprzestawać na zaprojektowaniu autorespondera. Najlepiej wracać do niego przynajmniej raz na 3 miesiące, sprawdzając ile osób otwiera, czyta i klika w poszczególne wiadomości.

Jeśli statystyki są słabe (np. otwieralność poniżej 25%) warto pomyśleć o poprawie istniejącej wiadomości lub usunięciu i wymianie na nową.