Kalkulator – jak wycenić usługę, by osiągnąć oczekiwany zysk

Jak wycenić usługę? To jedno z najcięższych pytań, jakie może zadawać sobie przedsiębiorca. Każdemu zależy na zdobyciu zlecenia. Nikt nie chce przestrzelić i podać zbyt wysokiej ceny. Nikt nie chce też zaniżać swojej wyceny i pracować za darmo.

To kolejny artykuł z serii „Nowoczesna Firma Usługowa” (w skrócie NFU). W poprzednim tekście („Optymalizacja oferty w firmie usługowej, czyli jak wycisnąć więcej”), wspominałem o trzech sytuacjach, jakie są spotykane w każdej firmie usługowej.

Jedna z tych sytuacji to moment, w którym masz dużo Klientów, pracujesz na pełnych obrotach, ale nie widzisz z tego żadnych zysków. W takiej sytuacji coś ewidentnie jest nie tak. I niestety taka sytuacja ma miejsce w większości firm.

Zleceń jest dużo, a zysku brak

Są dwie dość istotne przyczyny, które powodują takie właśnie zdarzenie, które opisałem wyżej. Czyli masz dużo Klientów i dużo pracy, ale pieniądze nie idą z tym wszystkim w parze. Te przyczyny to:

• zbyt niska wycena,
• brak produktywności.

Ale tak naprawdę to obydwie te przyczyny wiążą się często ze sobą. Zbyt nisko się wyceniasz (by zdobyć Klienta), więc z biegiem czasu tracisz motywację do wykonania swoich usług, a to prowadzi do spadku produktywności.

Klienci szukają usług na własną kieszeń

Zgadza się też to, że Twoja usługa (lub produkt) jest tyle warta ile Klient jest w stanie za nią zapłacić. Ale Klienci są różni. Za tą samą usługę, jeden jest w stanie zapłacić 100 zł, a drugi 1000.

Weźmy na przykład takiego fryzjera. Strzyżenie męskie może kosztować 10 zł, a może też kosztować 60 zł.

I nie mówią tu o dodatkowych usługach, czyli u pierwszego fryzjera, w cenie 10 zł jest tylko strzyżenie, a u drugiego, w cenie 60 zł jest strzyżenie, farbowanie siwych włosów i modelowanie). Wtedy faktycznie, szersza usługa będzie warta więcej. I to też jest umiejętność, którą należy opanować, czyli sprzedać więcej temu samemu Klientowi. Właśnie o tym była mowa w artykule „Optymalizacja oferty w firmie usługowej, czyli jak wycisnąć więcej”.

Ale też Klient jest w stanie zapłacić więcej za to samo strzyżenie, jeśli otrzyma jakość, której oczekuje. Czyli można obciąć włosy dość szybko za 10 zł, ale włosy można też bardzo dokładnie obciąć, wytrymować i pozbyć się najmniejszych odstających włosków. Ważne, żeby Klient wiedział za co płaci.

I przykład z własnego podwórka. Długo szukaliśmy wykonawcy ogrodzenia wokół domu. Jedno było pewne – nie chcieliśmy fuszerki. A zdarzyła się oferta handlowa na 50 zł za metr bieżący ogrodzenia i za 150 zł (sama usługa, bez materiału).

To ile jest w stanie początkowo wydać dany Klient to jedno. Ale drugie to efekt, jaki chce otrzymać. Często bowiem Klient nie zdaje sobie sprawy, że taki efekt, który go interesuje będzie po prostu kosztował więcej. I wtedy nie ma co zgadzać się na cenę, którą jest gotów wydać Klient (bo za tyle też się da zrobić), bo inaczej firma wiecznie będzie w sytuacji, że Klientów i pracy będzie dużo, a pieniędzy mało.

To jest jednak temat na zupełnie inny artykuł, który w tej serii jeszcze się pokaże (o tym pod koniec artykułu). Dziś czas tylko na liczenie.

Dzień pracy w firmie usługowej

Przy wycenie usługi trzeba zacząć od tego, jak wygląda dzień pracy w Twojej firmie. A konkretniej, jeśli pracujesz samodzielnie to jak wygląda Twój dzień pracy, natomiast gdy zatrudniasz pracowników, jak wygląda także ich dzień pracy.

I teraz mała uwaga. Czasami dni tygodnia różnią się od siebie. Jeśli tak jest w Twoim przypadku, warto rozpisać sobie jak wyglądają poszczególne dni w całym tygodniu (dla Ciebie i pracowników).

Chodzi o to, że wyceniając usługi, wyceniamy zazwyczaj tylko czas pracy, który trzeba na wykonanie danej usługi poświęcić. Zapominamy przy tym o tym wszystkim, co dzieje się dookoła.

Dzień pracy właściciela firmy usługowej

Pokażę Ci teraz z jakich bloków czasowych złożony jest mój przykładowy dzień pracy jako właściciela firmy usługowej. Ty możesz mieć nieco inne bloki i mogą one zajmować nieco inną ilość czasu. Patrząc na moje bloki, spójrz czy przypadkiem coś ważnego Ci nie umyka.

Pierwsze 2 godziny każdego dnia to marketing. Zaczynam wcześniej, zanim jeszcze „świat biznesu” się budzi i pierwsze godziny wypoczętego umysłu wykorzystuję na najbardziej kreatywne rzeczy. W tym czasie tworzone są nowe artykuły, filmy, posty na social media, grafiki, treści codziennych maili itd. Czyli cały „marketing wychodzący”, który ma zaczepić potencjalnego Klienta i spowodować, że sam się do mnie odezwie (a to nie ja będę wydzwaniał do losowych firm).

Kolejne 2 godziny to sprzedaż. Po pierwsze ta faktyczna sprzedaż, czyli dopinanie zleceń, podpisywanie umów, wystawianie faktur itd. Druga godzina to posuwanie do przodu niedopiętych zleceń. Czyli np. ktoś wysłał jakieś zapytanie o ofertę albo pytanie o treść artykułu, a ja wysyłam odpowiedzi i po jakimś czasie przypominam się takim osobom, starając się zmierzać w kierunku sprzedaży.

Następne 2 godziny to praca z zespołem, czyli ustalanie zadań na dany dzień / tydzień lub bardziej długoterminowych. Rozmawiamy o aktualnie realizowanym projekcie, jego statusie, o tym co jeszcze jest potrzebne do tego, by temat posunął się dalej oraz co jest potrzebne, by całkowicie zakończyć realizację zlecenia.

I dopiero teraz, kolejne 2-3 godziny to moja praca nad projektami dla Klientów. Czyli wtedy robię rzeczy, którymi się zajmuję. Czasami jest to wykonywanie usług, a czasami konsultacja.

Ostatnia godzina (czasami pół godziny) to podsumowanie dnia. Niestety robię to bardzo rzadko, ale za każdym razem kiedy takie podsumowanie wykonam, czuję takie spełnienie dobrze wykonanej roboty i poukładanie tematów. Dzięki temu, po południu, podczas czasu dla rodziny myśli nie błądzą po firmowych tematach.

Spójrz – w ciągu 9-10 godzin tylko 1/3 czasu poświęcona jest na faktyczne realizowanie usług. I tak jak wspomniałem, w każdej firmie będzie inaczej, ale wtedy zastanów się, czy jakiegoś bloku Ci brakuje. Bo może brak takiego bloku jest powodem sytuacji, w której Klientów jest dużo, a mimo wszystko nie spina się to finansowo.

Dzień pracy pracownika w firmie usługowej

Zanim założyłem własną działalność, pracowałem w kilku firmach usługowych (w różnych branżach). Właścicielowi wydaje się, że pracownik w takiej firmie pracuje tylko dla Klientów, przez cały czas wykonując usługi. Ale oczyma pracownika wygląda to zupełnie inaczej.

Zacząłem sobie z tego zdawać sprawę, dopiero gdy równolegle z etatem, zacząłem prowadzić swoją firmę. Dziwiłem się, jak przy takim rozkładzie zadań, firma w której pracowałem, wychodzi na plus. Jak się okazało, z czasem przestała na ten plus wychodzić.

Pomijam już to, że niektórzy pracownicy po prostu się obijają. Dla jasności: mnie też się to zdarzało. Ale prawda jest taka, że poza faktycznym wykonywaniem usług, każdy z nas miał jeszcze mnóstwo innych zadań, które zabierały czas. Spójrz teraz na moje bloki jako pracownika firmy usługowej.

1 lub 2 pierwsze godziny to rozmowa z innymi pracownikami. To moment, kiedy przekazywaliśmy sobie projekty, i zadania. Na przykład grafik przekazywał projekt strony internetowej programiście, który mógł ją teraz zakodować. Przekazywane były też uwagi i wytyczne. Jako programista rozmawiałem też z menedżerem danego projektu, który przekazywał swoje wytyczne. Czasami towarzyszyła temu mała burza mózgów.

Kolejne 2 godziny to praca z Klientami. Ale jeszcze nie ta nad fizycznym wykonaniem usług. Do tej kategorii zaliczają się różnego rodzaju spotkania, rozmowy telefoniczne, wymiana maili itd.

Następne 2-3 godziny to dopiero fizyczna praca nad projektem, czyli wykonywanie usługi, którą zlecił Klient.

Kolejne 1-2 godziny to różnego rodzaju zadania administracyjne, czyli tworzenie różnego rodzaju raportów, wpisywanie do systemu zrealizowanych zadań, rozmowa z przełożonymi itd.

Ale człowiek musi się też rozwijać. Musi się czegoś nowego nauczyć, poszukać rozwiązania, którego będzie można użyć w usłudze itd. Właściciel firmy może wysłać pracownika na szkolenie, ale u nas rzadko się to zdarzało, więc trzeba było zdobywać wiedzę na własną rękę. Każdy pracownik ma taką potrzebę.

Jak widzisz, w ciągu całego dnia pracy, tylko 2-3 godziny to faktyczna praca nad realizacją zlecenia. W ostatniej firmie, w której pracowałem cenę zlecenia wyliczaliśmy zazwyczaj na podstawie szacowanego czasu pracy nad daną usługą (czyli te 2-3 godziny dziennie), mnożąc to później przez 2 (zdając sobie sprawę, że jednak czasu potrzeba więcej). Ale jak widać i takie podejście było nie do końca trafione.

Ile usługa jest warta?

Jedno z najlepszych podejść do wyceny usług to zastanowienie się ile dana usługa jest dla Klienta warta. Czyli jeśli tworzymy dla Klienta sklep internetowy to ten sklep ma zarabiać, przynosić pieniądze. Jest więc głównym narzędziem sprzedażowym naszego Klienta. A co za tym idzie jest dla niego wart bardzo dużo. Owszem da się to zrobić tanio (za kilkaset złotych), ale spójrz tylko na rozważania, które opisałem przy przykładzie z fryzjerem.

W przypadku wyceny opartej o wartość dla Klienta, idealna sytuacja wygląda tak, że sklep internetowy wykonasz w ciągu tygodnia (łącznie z blokami na sprawy administracyjne, sprzedaż i marketing), czyli zajmie Ci to np. 50 godzin, ale sprzedasz go za 20 tys. zł, a nie za 4 tysiące.

Odwrócona wycena usługi

Mając teraz na uwadze to wszystko, co napisałem powyżej, Twoja wycena powinna pójść dużo sprawniej, ale przede wszystkim, dużo bardziej pomoże Ci w wyjściu z sytuacji, w której masz dużo Klientów i zleceń, ale w ślad za tym nie idą finanse.

I tu już na pewno widzisz zależność. Kiedy podniesiesz ceny, część Klientów odejdzie, więc i pracy będzie mniej.

Ale wróćmy do naszej wyceny. Kiedy przeanalizujesz sobie to wszystko co opisałem powyżej i dostosujesz do własnej sytuacji, możesz dokonać wyceny odwróconej. A pomoże Ci w tym zestaw wszystkich danych, które już masz.

Kalkulator wyceny usług

Żeby było łatwiej, przygotowałem kalkulator wyceny usług w wersji odwróconej. Cały kalkulator dostępny jest online. Także nie musisz pobierać żadnych plików Excela, aplikacji itd. Wszystko policzysz poniżej, podstawiając odpowiednie dane.

Jak widzisz, w kalkulatorze nie umieściłem informacji czy mają to być przychody i koszty miesięczne, czy może roczne. Każda firma usługowa jest inna. Jedne usługi wykonuje się szybko (np. fryzjerskie – jednego dnia), inne kilka miesięcy lub nawet lat (budowlane). Policz tak, jak powinno to wyglądać w Twoim przypadku.

Żeby było łatwiej, spójrzmy na konkretne przykłady.

Kalkulator usług – przykład 1

Przykład 1 to firma zajmująca się utrzymaniem zieleni (to będzie jeden z takich przykładów, który będzie przewijał się przez całą serię NFU).

Przychód na czysto, który chcę osiągnąć to 10000 zł miesięcznie.

Stałe koszty miesięczne to ZUS oraz księgowość (1600 zł miesięcznie).

Planowana średnia cena sprzedaży usługi to 200 zł (miesięczny abonament na cotygodniowe koszenie trawnika do 500 m2).

Miesięczne koszty wykonania usługi w przeliczeniu na Klienta to 60 zł (koszt benzyny i amortyzacja sprzętu).

Wynik: 83 – tyle usług muszę sprzedać każdego miesiąca (tylu Klientów pozyskać), by zarobić wskazaną kwotę, czyli 10000 zł.

Kalkulator usług – przykład 2

Weźmy teraz do obliczeń wspomnianą już wcześniej firmę budowlaną. Tym razem będę jednak posługiwał się kwotami w skali roku. A to dlatego, że budowy trwają dłużej niż miesiąc (wspominałem powyżej), ale też zimą może wystąpić okres martwy.

Przychód na czysto, który chcę osiągnąć to 120000 zł rocznie (czyli 10 tys. miesięcznie).

Stałe koszty to ZUS, księgowość i 2 pracowników. Wynoszą one 15 tys. zł miesięcznie, czyli 180 tys. rocznie.

Moja firma specjalizuje się w usługach dekarskich. Zakładam, że średnia cena to 25 tys. zł z jeden dach (tylko robocizna).

Koszty związane z taką usługą to 3000 zł (materiały dostarcza Klient).

Wynik: 14 – tyle dachów musi zbudować moja firma w ciągu całego roku, by zarobić dla mnie wskazaną kwotę, czyli również minimum 10000 zł miesięcznie.

Lekcja z kalkulatora

Ten kalkulator ma za zadanie dać Ci jedną bardzo ważną lekcję. A mianowicie chodzi o zadanie sobie pytania, czy jestem (a właściwie czy Twoja firma jest) w stanie wykonać tyle zleceń w określonym czasie.

Czyli patrząc na nasze przykłady, czy moja firma jest w stanie w takim składzie i z takim sprzętem, jaki mam do dyspozycji, wykonać minimum 14 dachów rocznie. Albo czy moja firma jest w stanie kosić 83 trawniki tygodniowo.

I nie chodzi o to, żeby to wychodziło na styk, czyli wszyscy pracownicy pracują przez cały dzień tylko nad realizacją usługi, bo pamiętaj o pozostałych blokach pracy, które mogą się pojawić.

Ten kalkulator w pierwszym kroku, jasno więc pokazuje, czy biznes się opłaca czy nie. I co zrobić, żeby się opłacał. Łatwo więc policzyć np. o ile podnieść ceny, by pracy było mniej, a wszystko spinało się finansowo i czasowo. A przede wszystkim, żeby właściciel firmy (czyli Ty) nie czuł się przeciążony.

Policzone?

Mam nadzieję, że wszystko masz już dokładnie policzone, przeliczone i obliczone na wszystkie możliwe sposoby. I mam też nadzieję, że wszystko się spina :)

Mam do Ciebie teraz prośbę. Jeśli znasz kogoś komu ten kalkulator (oraz sam artykuł) mógłby się przydać, udostępnij proszę znajomym na swoich social mediach lub innych kanałach.

Stworzenie kalkulatora i samego tekstu zajęło mi sporo czasu (ale było frajdą jednocześnie) i chciałbym, żeby dotarło to do większej liczby osób. Za wszystkie udostępnienia i linki serdecznie z góry dziękuję.

Ale jest jeszcze jedna sprawa, o której chcę tu wspomnieć.

Nowoczesna Firma Usługowa

W ostatnim artykule z tej serii, wspominałem że spisując tematy do tejże serii, wyszło ich niemal 100. I tak faktycznie się stało. Spójrz tylko na poniższego GIF-a. To dokument ze wstępnym konspektem wszystkich tematów.

Doszedłem do wniosku, że musi powstać z tego kurs. W innym przypadku jeszcze kilka lat zajmie publikowanie tych wszystkich treści. A one mają pomagać teraz, a nie za 5 lat. Po drugie, kurs to nie tylko treści, ale też różnego rodzaju kalkulatory (podobne do powyższego) i przydatne aplikacje.

Cały kurs byłby gotowy na przełomie 2019 i 2020 roku. A dla tzw. „early birds”, czyli wszystkich, którzy zdecydują się zapisać na kurs w ciemno, jako pierwsi (i z korzystniejszymi warunkami), planowana jest przedsprzedaż w okolicach października.

Pytanie brzmi ile osób coś takiego w ogóle interesuje i co jeszcze powinienem uwzględnić?

Podsumowanie

Chyba wszystko co mogłoby się znaleźć w podsumowaniu takiego artykułu, napisałem w dwóch punktach powyżej :)

Nie zapominaj o matematyce. Tu chodzi o Twój czas, zdrowie i pieniądze. Jeśli nie masz 100% pewności co do Twojej firmy i zakładanych planów – policz. Jak widać to wcale nie musi być takie trudne. Na początek wystarczą 4 liczby. Oczywiście – diabeł tkwi w szczegółach ale i tym już sporo na blogu było i w całej serii jeszcze dużo będzie.

Przeczytaj także:

• Jak wycenić swoją pracę, jak ustalić cenę usług?
• Dlaczego prowadząc własną firmę wciąż nie zarabiasz?
• Jak przez internet zdobyć Klienta na usługi

Zdjęcie: Pixabay