Program do faktur online - na co zwrócić uwagę podczas wyboru

Program do faktur online - na co zwrócić uwagę podczas wyboru

Dodano       Program do faktur online - na co zwrócić uwagę podczas wyboru 5.00 / 5 (3)

Jeśli prowadzisz firmę i coś sprzedasz to za każdym razem musisz wystawić dowód dokonanej transakcji. To może być zwykły paragon ale czasami Klient prosi o fakturę. Jeśli Twoim Klientem jest firma, to zawsze będzie oczekiwała tejże faktury.

Do wystawiania faktur nie jest potrzebna kasa fiskalna za kilka tysięcy złotych. Możemy ją napisać w Wordzie, w Excelu, skorzystać z gotowego bloczku samokopiującego (sam do dziś otrzymuję takie faktury jako klient) lub też skorzystać z aplikacji do wystawiania faktur online.

W tym artykule chciałbym zadbać przede wszystkim o dwie rzeczy!

1. Pokazać, dlaczego w ogóle warto korzystać z programu stworzonego specjalnie po to, by wystawiał faktury (zamiast robić to w Wordzie czy Excelu).
2. Podpowiedzieć na co zwrócić uwagę podczas wyboru takiej aplikacji.

Dlaczego program do faktur online a nie druczki, Excel lub aplikacja instalowana na komputerze?

Aby łatwiej było Ci się poruszać po tym artykule, przygotowałem listę punktów. Decydując się w jaki sposób będziesz wystawiać faktury (np. czy będzie to aplikacja czy Excel), skonfrontuj ten sposób z poniższą listą i ze swoimi wymogami.

Na przykład: prowadzisz sklep online i zastanawiasz się nad wypisywaniem faktur w Excelu. Czy Excel samodzielnie i automatycznie wystawi fakturę w momencie jak ktoś złoży zamówienie w Twoim sklepie? Czy automatycznie wyśle taką fakturę mailem?

Nie! Tu Excel zyskałby 0 punktów.

Inny przykład: prowadzisz pomoc drogową i transportujesz auta, które uległy awarii na swojej lawecie. Czy łatwiej będzie Ci od razu po usłudze wystawić fakturę Klientowi przez aplikację online dostępną także w telefonie, czy w Excelu, po powrocie do bazy?

Tu znów Excel zyskałby 0 punktów.

I jeszcze jeden: wykonujesz stronę www i po zrealizowanym zleceniu wystawiasz fakturę. Robisz to w swoim biurze, za pomocą komputera

Tu zarówno Excel jak i aplikacja online otrzymują po 1 punkcie. Excel jednak samodzielnie nie wyśle mailem tej faktury do Klienta, a program do faktur może to zrobić.

To oczywiście takie prostsze przykłady, które zdarzają się najczęściej. A na co jeszcze zwrócić uwagę?

Na dzień dzisiejszy olbrzymią przewagą programów stworzonych specjalnie do tego, by wystawiać za ich pomocą faktury jest to, że te aplikacje automatycznie tworzą wymagane przez Urząd Skarbowy tzw. pliki JPK (jednolite pliki kontrolne).

Żaden Word, Excel, czy bloczek z druczkami do ręcznego wypisywania faktur takiego pliku nie wygenerują. Oldschoolowe rozwiązania mają też dużo więcej minusów, takich jak konieczność pilnowania numeracji faktur, sprawdzania poprawności danych na fakturze (np. numeru NIP), a dodatkowo łatwo w nich o pomyłkę.

Dlatego w dalszej części artykułu skupię się przede wszystkim na tych funkcjonalnościach, które powinien posiadać każdy program do wystawiania faktur.

Lista kontrolna: na co zwrócić uwagę podczas wyboru programu do faktur

Zasada jest więc prosta. Podczas wyboru swojej aplikacji do wystawiania faktur, przejrzyj poniższą listę i sprawdź, czy wybrany program sprawdzi się w każdym punkcie, który będzie dotyczył Twojej sytuacji.

1: Zawsze pod ręką

Czy w każdej chwili i o każdej porze możesz wystawić fakturę swoim programem? Chyba każdy z nas ma telefon zawsze przy sobie. Dzięki wersji na telefon, możesz za jego pomocą wystawić fakturę i mieć wszędzie stały dostęp do już wystawionych faktur.

2: Dane do faktury

Kiedy Klient chce, by wystawić mu swoją fakturę, musi podać dane swojej firmy. Z doświadczenia wiem, że często w te dane wkrada się błąd - np. w nazwie, w adresie, czy też w numerze NIP. Błędy to najczęściej efekt pomyłki. Urząd Skarbowy bardzo szybko coś takiego wyłapuje i taka drobnostka może skończyć się nieprzyjemnościami. Warto sprawdzić czy Twój program ma dostęp do bazy wszystkich firm i potrafi zweryfikować prawidłowość numeru NIP oraz pobrać na jego podstawie pozostałe dane firmy z ogólnopolskiej bazy GUS.

Dostęp do takich baz daje jeszcze jedno. Niektóre programy do wystawiania faktur sprawdzają czy Twój kontrahent jest czynnym podatnikiem i czy znajduje się na tzw. białej liście podatników. Od razu możesz więc otrzymać odpowiednie ostrzeżenie. Sprawdź koniecznie czy Twój program to potrafi.

3: RODO

A skoro jesteśmy przy danych to warto sprawdzić czy wybrany program działa zgodnie z RODO. Czy dane Twoich kontrahentów są w nim bezpiecznie przechowywane. Wystawiając faktury w Excelu trudno zadbać o takie bezpieczeństwo.

4: Bezpieczeństwa ciąg dalszy

Dowiedz się, czy Twój program do wystawiania faktur tworzy zapasowe kopie bezpieczeństwa wszystkich Twoich faktur i danych. Co w razie awarii aplikacji? Czy będziesz mieć dostęp do wszystkiego? Co jeśli w Twojej firmie wybuchnie pożar lub Twój komputer ulegnie zniszczeniu lub zawirusowaniu? Czy nadal będziesz mieć dostęp do starych faktur i możliwość wystawiania nowych?

5: Wsparcie techniczne

Wszystkie firmy mają określone godziny pracy. Ale co jeśli Ty rozwijasz swoją firmę po godzinach pracy etatowej i np. w nocy wystawiasz swoje faktury. Albo jesteś za granicą, w innej strefie czasowej. Czy jeśli w wybranym programie do wystawiania faktur pojawi się wtedy błąd to czy ktoś Ci pomoże? Czy obsługa techniczna pracuje 24 godziny na dobę, czy tylko od 9 do 17?

6: Faktury zagraniczne

Jeśli Twoja firma ma Klientów z zagranicy, sprawdź czy program wystawia faktury w różnych wersjach językowych i czy jest możliwość stosowania wymaganych przez Ciebie walut. Dowiedz się też, czy aplikacja sama przelicza kurs wybranej waluty do złotówki, czy też każdorazowo trzeba go sprawdzić w NBP.

7: Rodzaje wystawianych faktur

Najbardziej powszechna faktura VAT to nie jedyna możliwa wersja dokumentu, jaki firma wystawia swoim Klientom. Jest jeszcze kilkadziesiąt innych odmian faktur i przydatnych dokumentów, jak np: korekty, proformy, zaliczkowe, końcowe, marża, WDT, mały podatnik metodą kasową, odwrotne obciążenie, faktury RR, faktury bez VAT, paragony, rachunki, oferty, zamówienia, noty korygujące, noty księgowe, wezwania do zapłaty, dowody dostawy, dokumenty magazynowe, dowody wpłaty KP i KW. Czy Twój program umożliwia wystawianie potrzebnych Ci dokumentów?

8: Baza produktów i Klientów

Po co 10 razy wprowadzać dane tego samego Klienta do każdej osobnej faktury? Po co za każdym razem wpisywać pełną nazwę sprzedawanego produktu lub usługi. Czy Twój program do faktur ma opcję tworzenia bazy produktów i Klientów, by przyspieszyło to Twoją pracę?

9: Zgodność z prawem

Co chwilę w życie wchodzą nowe ustawy, prawa i przepisy. Trudno za tym wszystkim nadążyć samodzielnie. A zatem, czy Twój program do faktur śledzi aktualności w prawie i jeśli się takie pojawią, to czy Twoje faktury będą aktualne i zgodne z przepisami? Czy wybrana aplikacja jest na bieżąco aktualizowana i to bez Twojego udziału?

Przykładowo jedną z ostatnich takich zmian była konieczność oznaczania faktur kodami GTU. Czy Twój program umożliwia wprowadzanie takich kodów?

10: Czy jest możliwość edycji / poprawienia faktury?

Błędy i pomyłki to rzecz ludzka. Zresztą wspomniałem już o tym w poprzednich punktach. Pytanie czy da się je naprawić… Cz wybrany program umożliwia poprawienie wystawionej już faktury?

11: Limit faktur

Czy Twoja aplikacja ma jakiś limit w liczbie wystawianych miesięcznie faktur? Jeśli tak, to czy ten limit jest dla Ciebie wystarczający? A jeśli nie, to czy da się go jakoś powiększyć?

Warto też dowiedzieć się, czy aplikacja ma limit Klientów w bazie albo produktów na fakturze.

12: Prostota?

Wystawianie faktur to nie jest jednorazowa czynność. Chodzi o to, by wystawiać ich jak najwięcej. Sprawdź więc, czy obsługa programu jest prosta i intuicyjna. Ile czasu zajmuje wystawienie faktury? Czy łatwo da się znaleźć wszystkie funkcje i potrzebne opcje?

13: Edycja szablonu faktury i własne logo

To tylko faktura, zwykły rachunek. Ale to jest coś, co dostaje Twój Klient. W pewien sposób może być więc też Twoją wizytówką lub ulotką. Czy Twój program umożliwia edycję szablonu faktury i czy pozwala na wgranie Twojego logo lub dodanie jakiegoś hasła reklamowego?

14: Wysyłanie faktur

Kolejna błaha czynność, ale czy Twój program ma możliwość wysyłki faktury bezpośrednio do Klienta? Tak by nie trzeba było najpierw zapisywać jako plik pdf, później otwierać poczty, wysyłać maila, załączać plik z fakturą (o czym często zapominamy)... Czy to wszystko w Twoim programie dzieje się automatycznie?

Sprawdź czy Twoja aplikacja pozwala na automatyczną wysyłkę wystawionych faktur mailem, a nawet SMS-em. Dobrze byłoby gdyby posiadał on też status dostarczenia takiej faktury.

15: Cena

Jaka jest cena Twojego programu do faktur? Ile trzeba zapłacić za miesiąc użytkowania i co w takim pakiecie cenowym otrzymasz? Czy jeśli zapłacisz za rok z góry to będzie jakaś zniżka? Czy cena jest dla Ciebie akceptowalna? A może Twój program daje możliwość korzystania za darmo (choćby w określonym zakresie funkcjonalnym lub czasowym)?

16: Integracje z innymi programami

Postanowiłem podzielić temat integracji na kilka osobnych punktów. Dlaczego? Bo być może wszystkie z nich nie są dla Ciebie wymagane (bo np. nie prowadzisz sklepu internetowego). Być może już używasz jakiejś aplikacji w swojej firmie. To może być program magazynowy, obsługi kadr, system do zarządzania relacjami z Klientami (CRM) itd. Czy potrzebujesz integracji swojego programu do faktur z tymi istniejącymi już aplikacjami? Czy ułatwi Ci to codzienną pracę? Czy wybrany program ma możliwość takiego połączenia?

17: Integracje ze sklepami internetowymi

Osobną kategorię integracji stanowią sklepy internetowe. Istnieją różne platformy, na których można takie sklepy zbudować. Jest WooCommerce na WordPressie, jest PrestaShop, Shoplo, Shoper i wiele innych. Jest więc duża rozbieżność. Jeśli dopiero planujesz swój sklep internetowy warto sprawdzić czy program do faktur ma możliwość połączenia się z systemem, na którym będzie zbudowany. Jeśli sklep już istnieje, sprawdź czy jest możliwość połączenia z apką do faktur.

Znów chodzi o ułatwienie sobie pracy. Sklep przecież już gromadzi informacje o zamówieniach i Klientach. Więc program do faktur, na ich podstawie może je automatycznie wystawiać i wysyłać mailem. Czy Twój program to potrafi?

18: Integracje z bankami i systemami płatności internetowych

Coraz częściej dajemy Klientom możliwość płatności na różne sposoby, jak np. karta płatnicza, czy płatności online. Jak już Klient zapłaci trzeba ten fakt odnotować. To też może dziać się automatycznie. Czy Twój program daje takie możliwości?

19: Automatyczna księgowość

Programy do faktur dają też możliwość automatycznego księgowania. Same, na podstawie wprowadzonych faktur tworzą tzw. KPiR, czyli Książkę Przychodów i Rozchodów. Same też generują zeznania podatkowe i raporty do Urzędu Księgowego. Takie rozwiązanie daje też możliwość zaoszczędzenia kilkuset złotych i nie wymaga zatrudnienia własnej Pani Księgowej. Często aplikacje do wystawiania faktur online oferują też pomoc księgowych. Czy w przypadku Twojej aplikacji tak jest?

20: Własna “Pani Księgowa”

A co jeśli zdecydujesz się jednak na tradycyjną obsługę przez biuro księgowe lub zaprzyjaźnioną Panią Księgową? Czy program umożliwia coś takiego? Dobrze byłoby, gdyby wybrana aplikacja miała możliwość eksportowania danych do księgowego lub też dawała mu dostęp do Twoich faktur (także do ich wystawiania), tak by Twoje biuro księgowe miało własny login i hasło.

21: Załatwianie spraw z Urzędem Skarbowym

Informatyzacja kraju i usług publicznych z roku na rok postępuje. Ale mimo to nie wszystko nadal można załatwić online. Pytanie czy Twój program potrafi wysłać wszystkie potrzebne zestawienia i zeznania bezpośrednio do Urzędu Skarbowego? Czy będzie to wymagało jakiegoś dodatkowego podpisu elektronicznego z Twojej strony, czy obejdzie się bez niego?

22: Pliki JPK

Czy Twój program umożliwia generowanie przeróżnych wersji pliku JPK (np. JPK_V7M, JPK_V7K, JPK_VAT, JPK_FA, JPK_EWP, JPK_PKPIR, JPK_MAG)? Takich plików wymaga Urząd Skarbowy w comiesięcznych zeznaniach. Ale mogą się one także przydać podczas kontroli urzędników w Twojej firmie.

Podczas takiej kontroli wymaganym plikiem jest JPK_FA. Nie każde biuro księgowe (jeśli takie prowadzi Twoją księgowość) jest w stanie wygenerować ten plik. W pliku JPK_FA zawarte są informacje o wszystkich pozycjach na wystawionych fakturach, natomiast biura księgowe z Twoich faktur spisują tylko końcowe kwoty, bez rozbicia ich na poszczególne pozycje.

23: Faktury zakupowe

Czy Twój program do faktur daje też możliwość wprowadzania faktur zakupowych, kiedy to Ty jesteś Klientem? Czy jest możliwość zeskanowania papierowej faktury, z której program sam sobie wszystko odczyta (tzw. OCR)? Czy może jest jedynie możliwość ręcznego wprowadzania takich faktur?

24: Raporty i zeznania

Raporty i liczenie to podstawa istnienia firm. To z nich od razu dowiemy się czy firma dobrze sobie radzi i wychodzi na plus, czy ma problemy finansowe oraz ile podatku trzeba zapłacić do US. Czy Twój program daje możliwość generowania wymaganych przez Ciebie raportów, zestawień, deklaracji i zeznań?

25: Monitorowanie niezapłaconych faktur

Przydatną funkcją dla każdego będzie też możliwość śledzenia płatności. Czy Twój Klient zapłacił już za fakturę? Ile dni zostało do jej opłacenia? A może ile dni jest już po terminie? Te wszystkie informacje powinny być dla Ciebie łatwo dostępne.

Dobrą opcją jest też możliwość wysłania automatycznego powiadomienia (mailem lub SMS) o tym, że termin się kończy lub wysłania wezwania do zapłaty, kiedy został on już przekroczony.

Niektóre aplikacje mają też integracje z usługami faktoringu oraz windykacji. Życzę Ci, żeby takie usługi były potrzebne Twojej firmie jak najrzadziej. Ale warto sprawdzić, czy Twój program ma taką opcję.

26: Liczba użytkowników

Czy z programu do wystawiania faktur będzie korzystała jedna osoba (np. właściciel firmy), czy kilka (np. właściciel, księgowa, sprzedawcy) - każda ze swojego komputera, telefonu lub innego urządzenia. Czy w takim razie program daje możliwość założenia kilku kont dla każdej z tych osób. Czy każdy będzie widział swoje faktury czy wszystkie? Dobrze przeanalizuj ten punkt.

27: Faktury cykliczne

Coraz więcej firm wprowadza usługi abonamentowe, które Klienci opłacają co miesiąc - np. obsługa reklam na FB. Wtedy okazuje się, że na początku miesiąca trzeba wystawić kilkanaście lub nawet kilkaset faktur. Ręczne wykonanie tego wszystkiego może zająć wieki, a do tego bardzo prosto jest w tym przypadku o pomyłkę. Warto więc sprawdzić, czy Twój program ma opcję automatycznego wystawiania takich faktur.

28: Integracja z drukarką fiskalną

Jeszcze jedna integracja - tym razem z urządzeniem. W firmie, zamiast tradycyjnej kasy fiskalnej można też używać tzw. drukarek fiskalnych, które wystawią paragony. Takie drukarki zazwyczaj mają własny program do ich wystawiania. W tym przypadku praca jest trudna, bo trzeba korzystać z dwóch aplikacji (jedna do paragonów, druga do faktur). Warto sprawdzić czy Twój program do faktur ma integrację z drukarką fiskalną.

Dzięki takiemu podejściu dużo prostsze będzie też prowadzenie księgowości, bo gromadzisz dokumenty sprzedażowe tylko z jednego programu zamiast z dwóch.

29: Załączniki do faktur

Czasami, do wysyłanych Klientowi faktur trzeba załączyć ofertę, protokół odbioru, kosztorys, zdjęcia lub inne pliki. Skoro program potrafi sam wysłać fakturę na e-mail Klienta od razu po jej wystawieniu to dobrze byłoby też mieć możliwość wysłania w tym samym mailu dodatkowych dokumentów. Jeśli potrzebujesz takiej możliwości, sprawdź czy wybrany przez Ciebie program to potrafi.

To tyle! 29 punktów kontrolnych :)

Jeśli chodzi o wybór programu do wystawiania faktur online to w zasadzie najważniejsze i najczęściej powtarzające się kwestie. Mam nadzieję, że ta lista uratuje skórę niejednemu przedsiębiorcy!

Artykuł powstał we współpracy z Faktura XL
Jest to program do faktur online w którym znajdziesz wszystkie powyższe funkcje w najniższej cenie na rynku.

Logo Faktura XL

PS. Warto na początek skorzystać z wersji bezpłatnej, w której można wystawić co miesiąc 10 dokumentów bez limitu czasu, a przez 90 dni dostępne są wszystkie funkcje pełnej wersji programu.

Oceń artykuł:  

 

Mam dla Ciebie coś jeszcze!

Już teraz pobierz darmowy samouczek "PUSZKA czyli Przestań Uganiać Się Za Klientami i spraw, by przychodzili do Ciebie sami".

 
Samouczek jest darmowy.
Podaj tylko imię i swój adres email:

   

Copyright © Paweł Kępa. Wszelkie prawa zastrzeżone.

Strona używa plików cookies. Korzystając ze strony wyrażasz zgodę na używanie cookies, zgodnie z aktualnymi ustawieniami przeglądarki oraz akceptujesz Politykę Prywatności i politykę cookies.