Jak zwiększyć produktywność - organizacja dnia właściciela małej firmy

Jak zwiększyć produktywność - organizacja dnia właściciela małej firmy

Dodano

Ostatnio próbuję z różnych stron ugryźć temat stabilizacji w małej firmie. Wiem, że wpływ na to wszystko ma odpowiedni plan działania. Chodzi nie tylko o plan na miesiąc, plan projektu czy plan roczny. Chodzi o plan pojedynczego dnia. Próbowałem już wielu metod i wiele razy zmieniałem układ całego dnia. Niestety za każdym razem wszystko po kilku dniach, maksymalnie tygodniach leżało w gruzach zapomnienia.

Wiem jednak, że i tak jest już lepiej niż było to kiedyś. Zresztą może i Ty masz podobnie. Poranny budzik dzwoni właśnie wtedy, kiedy Tobie śpi się najlepiej. Przestawiasz budzik. Jedna drzemka, druga, trzecia... Aż w końcu robi się dość późno. Cały poranek w biegu. Szybko myjesz się, ubierasz, może zdążysz zjeść śniadanie i pędzisz do pracy, gdzie również nic nie jest ułożone tak jak trzeba i wszyscy chcą od Ciebie wszystko na wczoraj.

Poniżej przedstawię Ci mój plan dnia. Trwało to trochę czasu, zanim wszystko się ustabilizowało, a i tak wiem, że nadal jest nad czym pracować i cały czas dążę do tego aby ten plan doskonalić. U Ciebie jednak wszystko to może wyglądać i działać zupełnie inaczej.

Warto jednak trzymać się takiego planu i wiedzieć, co będziesz robić każdego dnia, zamiast zastanawiać się przez cały czas, co teraz zrobić. Znacznie pomaga to w produktywności.

Krok 1: Regularne wstawanie

Wstawanie o tej samej porze każdego dnia w pewien sposób wymusiły na mnie dzieci, które budzą się codziennie o tej samej porze. Siłą rzeczy też wstaję.

Ale wcześniej próbowałem wstawać o godzinie 5 lub 6. W końcu najwięcej energii i czysty umysł posiadamy właśnie rano. Przez te 2-3 godziny rano można sporo zrobić. Nie dzwonią wtedy jeszcze telefony. Więc jest spokój idealny do pracy. Niestety, akurat ja nie jestem rannym ptaszkiem. Mój typ to raczej sowa i lubię pracować w późniejszych godzinach, także nocnych.

Musiałem więc odpuścić tak wczesne wstawanie. Na szczęście spanie do późna na razie mi nie grozi, więc rozpoczynam pracę o w miarę normalnej porze.

Krok 2: Poranny rytuał

Rano na szczęście nie muszę się nigdzie spieszyć. Biuro mam na piętrze swojego domu :) Cały poranek wygląda jednak niemal identycznie każdego dnia.

Po pierwsze organizm odwadnia się w nocy. A taki stan nie wpływa korzystnie na umysł. Z samego rana wypijam więc szklankę wody. Wiem jednak, że to za mało. Specjaliści twierdzą, że powinno się wtedy wypić nawet całą dużą butelkę wody. Zresztą odpowiednie nawodnienie ma znaczenie przez cały dzień pracy. Wiem, że nad tym punktem muszę bardzo popracować. Są bowiem godziny, kiedy organizm zaczyna mi odmawiać posłuszeństwa i dopiero wtedy uzupełniam płyny. Muszę to zmienić.

Po wypiciu wody, zawsze zjadam śniadanie. Niektórzy tego nie robią. Ale moje ciało wręcz się tego domaga i muszę mu dostarczyć odpowiednią ilość wartości odżywczych.

Tuż po śniadaniu pędzę do łazienki na szybką toaletę i dopiero wtedy zaczynam pracę.

Krok 3: Praca

Pracę zaczynam około godziny 8. Niestety zazwyczaj pierwsze co robię, to zaglądam do skrzynki mailowej. Wiem, że muszę wyeliminować ten element, ponieważ strasznie rozprasza. Niestety ze względu na rodzaj usług, jakie wykonuję, kolejne miejsce, jakie odwiedzam to Facebook.

Sprawdzam co dzieje się z reklamami, czy wszystkie posty są opublikowane oraz czy wszystkie są zaplanowane i na jak długo. Poza tym Facebook zabierze mi od kilku do kilkunastu minut na sprawy prywatne. Ten punkt dnia muszę koniecznie zmienić. Ale o tym później.

Dalej pracuję nad kolejnymi zadaniami, które ustaliłem sobie w dniu poprzednim. W tym momencie pracuję głównie nad zleceniami dla Klientów. Przekazuję też i sprawdzam zadania wykonane przez moją ekipę. Jeśli w ciągu dnia nie mam spotkań, to pracuję do 16-17 z krótkimi przerwami na kawę i obiad. Pracę nad kolejnymi punktami dnia niestety przerywają momenty, w których zaglądam do poczty i na portale społecznościowe.

Po tej pracy mam tzw. czas wolny i zazwyczaj spędzam go z rodziną. Wszyscy mówią, że trzeba zadbać o tzw. work-life-balance ale nikt go nigdy nie widział. Staram się jednak choć w minimalnym stopniu utrzymywać tą równowagę. W tym czasie, w zależności od dnia, w godzinach wczesno wieczornych biegam lub trenuję.

Krok 4: Sesja wieczorna

Mój dzień pracy nie kończy się o godzinie 16-17. Wieczorem, zazwyczaj między 20 a 21 ponownie wracam do biura, gdzie jestem jeszcze od 3 do 5 godzin. W tym czasie pracuję nad sobą i nad firmą. Raczej odpuszczam wtedy tematy dla Klientów.

To właśnie wieczorem powstają artykuły na tego bloga. Czasami piszę też artykuły na inne portale i blogi. Wieczorem podpatruję też, co przez cały dzień działo się na portalach i stronach, których jestem wydawcą. Sprawdzam statystyki i ruch na social media.

Podczas sesji wieczornej przerabiam też lekcje wykupionych kursów internetowych, czytam książkę i oglądam moich ulubionych marketingowych guru na YouTubie.

Ostatnią rzeczą, jaką robię jest planowanie zadań na dzień następny. Wypisuję sobie wtedy listę kilku lub kilkunastu pozycji, które muszę wykonać w pierwszej kolejności a następnie rzeczy dodatkowe, które mogę wykonać.

Może być lepiej

Jak już wielokrotnie wyżej wspomniałem, nie jest jeszcze idealnie i na pewno wiele rzeczy wymaga jeszcze zmiany. W jednym z ostatnich artykułów, pt. „Moja firma stoi w miejscu, co mam robić?!”, opisywałem ćwiczenie, w którym należy opisać swój perfekcyjny dzień w przyszłości, do którego dążysz. Mam nadzieję, że masz to ćwiczenie już za sobą. Jeśli nie, to wróć do tego artykułu i wykonaj je proszę.

Po wykonaniu tego ćwiczenia, okazuje się że nie jest źle, ale jest jeszcze sporo do zmiany. Wiem, jednak że dzięki temu organizacja mojej pracy i produktywność może znacznie wzrosnąć. Dlatego krok po kroku będę zmieniał swoje nawyki, aż do osiągnięcia swoich celów. Wyznaczyłem sobie też datę, kiedy to nastąpi. Na swojej kartce mam zapisany dzień 16.07.2018, a kartka wisi na wprost mojego biurka. Mam ją cały czas przed sobą.

Już teraz wiem, że nawet jeśli do tego wyznaczonego dnia uda mi się osiągnąć cel, to nie jest to koniec. Zanotowałem sobie jednak takie zmiany i taki termin, który jest osiągalny i niezbyt odległy. Wiem też, że w dniu, w którym te założenia uda mi się osiągnąć, wyznaczę sobie kolejny termin i opiszę wytyczne, opisujące nowy idealny dzień. Nie tylko ten w firmie, ale w ogóle.

A teraz kole na Ciebie – powiedz jak wygląda Twój plan dnia? Działasz zgodnie z jakimś schematem, planujesz? Czy może idziesz na żywioł i dopiero w ciągu dnia myślisz, co teraz robić. Podziel się swoimi strategiami, pomysłami i sposobem na Twój idealny dzień. Możesz wszystko opisać w mailu lub w komentarzach poniżej.

Przeczytaj także:

 

Zdjęcie: Pixabay

Oceń artykuł:  

 

Mam dla Ciebie coś jeszcze :)

Już teraz pobierz darmowego e-booka "Jak przestać uganiać się za Klientami i sprawić, by przychodzili do Ciebie sami".

 
E-book jest darmowy.
Podaj tylko swój adres email:

   

Copyright © Paweł Kępa. Wszelkie prawa zastrzeżone.

Strona używa plików cookies. Korzystając ze strony wyrażasz zgodę na używanie cookies, zgodnie z aktualnymi ustawieniami przeglądarki oraz akceptujesz Politykę Prywatności i politykę cookies.