Czy Twoja strona internetowa to dobry pracownik?

Monotonnej i ciężkiej pracy jest dużo. Może nawet chętnie zatrudnisz asystentkę lub asystenta, który tym wszystkim się zajmie. Taka asystentka mogłaby zająć się odpowiadaniem na wszystkie przychodzące maile, umawiać spotkania z Klientami czy wysyłać upomnienia o niezapłaconych rachunkach. Problem w tym, że nie do końca Cię na taką asystentkę stać.

Jest na to rozwiązanie. Za ułamek kwoty zainwestowanej w asystentkę możesz mieć aż trzech pracowników. Całą tą robotę może wykonać Twoja strona internetowa! Będzie działać przez 24 godziny na dobę (jak trzy etaty), przez 7 dni w tygodniu, wliczając w to weekendy i święta. I wcale nie będzie potrzebowała urlopu :)

Podejrzewam, że może już nawet masz swoją stronę internetową, ale zadaj sobie pytanie postawione w tytule tego artykułu: Czy Twoja strona internetowa to DOBRY pracownik?

No właśnie... stworzenie zwykłej strony to nie wszystko. Na efekty jej działania ma mnóstwo czynników. Ostatnio wypisałem sobie 131 takich rzeczy, które mają wpływ na to czy Twoja strona internetowa to dobry pracownik, czy trzeba go jednak ulepszyć. Zacznijmy jednak od początku.

Obsługa Klienta

Tyle mówi się ostatnio w świecie marketingu o obsłudze Klienta. Według badań i doświadczeń przedsiębiorców ma ona o wiele bardziej istotny wpływ na ocenę Twojej firmy niż atrakcyjne ceny czy akcje reklamowe. Dlatego Twoja strona www również powinna realizować zadania z tego zakresu.

Powinna odpowiedzieć na wszystkie pytania, jakie zadaje Klient. Umieść tam odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania. Ale daj też możliwość zapytania, jeśli ktoś nie znajdzie satysfakcjonującej odpowiedzi. Pamiętaj jednak, aby swoją stronę aktualizować na bieżąco – między innymi o odpowiedzi na te pytania, których Klient nie znalazł na stronie. Przejdźmy do konkretów.

Stwórz podstronę „Pytania i odpowiedzi”

Na pewno wiesz, o co najczęściej pytają Klienci i potencjalni Klienci. Zamiast powtarzać każdemu z nich tą samą odpowiedz, czy to telefonicznie, czy mailowo, stwórz na swojej stronie sekcję z najczęstszymi pytaniami i odpowiedziami na nie.

Odpowiedz na pytania dotyczące swoich produktów i usług ale też na te związane z procesem zamawiania, czy ewentualnego zwrotu. Opowiedz też, z jakich kolejnych kroków składa się wykonywana przez Ciebie usługa.

Pamiętaj o tym, aby aktualizować taką podstronę o nowe pytania i odpowiedzi. W miarę kiedy będzie się ona rozrastać, pogrupuj pytania w kategorie a także udostępnij wyszukiwarkę, dzięki której goście na stronie łatwo znajdą pytanie i odpowiedź.

Na pewno mimo takiej podstrony, nadal zdarzą się maile od Klientów, w których pojawią się pytania, na które odpowiedzi znajdują się już na stronie. Z tym musisz się oczywiście liczyć. W maili zwrotnym nie odsyłaj takiej osoby do całej podstrony z pytaniami i odpowiedziami, ale wyślij link do tej jednej konkretnej odpowiedzi.

Kontakt z Tobą

Niestety nie całą stronę internetową da się zautomatyzować. Ale może to i dobrze. Czasami zbyt duża automatyzacja może wręcz przeszkadzać.

To Ty musisz dokonać wyboru. Czy decydujesz się na pełną automatyzację i nie chcesz aby Klienci do Ciebie dzwonili lub pisali (po prostu nie chcesz z takimi współpracować) czy też wręcz odwrotnie. Do końca zostawiasz czynnik ludzki i bardzo chętnie porozmawiasz z Klientami osobiście.

Normą jest zakładka „Kontakt”, w której podajesz wszelkie dane kontaktowe, takie jak numer telefonu, email oraz adres. Normą jest też formularz kontaktowy na takiej podstronie. Często jednak można spotkać dość rozbudowane formularze, w których wszystkie pola Klient musi uzupełnić, aby w ogóle mieć możliwość jego wysłania. To poważny błąd!

Formularz powinien być jak najprostszy. Nikt nie chce przecież wypełniać miliona pól. To się źle kojarzy. Przecież wszystkie te dane, które uzna za słuszne wpisze w jedno pole treści wiadomości. W swoim formularzu umieść zatem 3 podstawowe pola: imię, telefon lub email (Klient sam określa w jaki sposób woli otrzymać odpowiedź) oraz treść wiadomości.

Możesz pójść jeszcze dalej i stworzyć formularz z jednym polem. Będzie to pole na wpisanie numeru telefonu, pod który zadzwonisz, aby odpowiedzieć na pytania Klienta.

Obsługa takiego formularza będzie wymagała mimo wszystko udziału człowieka – Ciebie lub Twojego pracownika. Będzie ich jednak znacznie mniej, dzięki gotowej podstronie z pytaniami i odpowiedziami. Pamiętaj, że to Ty musisz dokonać wyboru, czy chcesz umożliwić taki kontakt ze sobą czy nie.

Automatyczna sprzedaż

Swoją stronę internetową musisz oczywiście wykorzystać do sprzedaży. I wcale nie chodzi mi o sklep internetowy. Nawet jeśli wykonujesz usługi, to możesz je sprzedawać poprzez stronę www.

Jak wygląda Twój proces sprzedaży w chwili obecnej? Na pewno większość tego procesu się nie zmienia. Nawet umowa i jej załączniki mają zawsze ten sam kształt. Bo przecież opierasz się na przygotowanych wcześniej szablonach.

No to już teraz widzisz, że taki proces da się zautomatyzować poprzez stronę internetową. Dodaj swoje produkty lub usługi na stronie www. Umożliw dodanie ich do zamówienia a na sam koniec wygeneruj umowę w oparciu o wzór, który już masz. W umowie zmienią się tylko dane kupującego oraz produkty, jakie zamówił.

Twierdzisz, że nie w każdym przypadku da się to zrobić? Wystarczy przez chwilę pomyśleć. Myślę, że nawet zatrudnienie ekipy budującej dom da się załatwić w ten sposób.

Musisz jednak pamiętać o regulaminie, który będzie chronił Ciebie i Twoich Klientów. Pozwoli Ci on na uniknięcie odpowiedzialności w określonych przypadkach oraz na anulowanie złożonego zamówienia.

Asystentka

Kto zajmuje się wystawianiem faktur w Twojej Firmie? A wiesz, że mogą one być wystawiane i wysyłane automatycznie? Wszystko dzięki możliwości składania zamówień bezpośrednio przez Twoją stronę www.

Przecież podczas składania zamówienia Klient podał już dane, które zostały automatycznie wstawione do umowy. To samo z produktami – wiesz, jakie zamówił. Wszystko to zostało zapisane przez stronę internetową. Teraz może ona wystawić automatycznie fakturę, wysłać ją na podany adres email wraz z linkiem do płatności online.

Następnie strona sama sprawdzi czy płatność już dotarła na Twoje konto i poinformuje Cię o tym, lub wyśle do Klienta upomnienie z informacją o konieczności dokonania wpłaty.

Brzmi jak abstrakcja i coś trudnego? Być może tak, ale wcale czymś takim nie jest. Za chwilę pokażę Ci konkretny przykład.

Twoja strona może spełnić jeszcze inne zadanie asystentki. Może umawiać Cię na spotkania i pilnować terminów. Bardzo przydatne jest to w hotelach, gdzie Klienci widzą możliwość rezerwacji pokojów, ale też w branży kosmetycznej czy fryzjerskiej, gdzie Klientki same mogą umówić się na wizytę, wybierając usługę oraz termin, jaki je interesuje.

To na pewno kosztuje mnóstwo pieniędzy

Mniej niż Ci się wydaje :) Powyżej opisałem tylko kilka przypadków, kilka małych kroczków, które warto wykonać, aby Twoja strona www była lepszym pracownikiem. Powiesz może, że to podstawy. Tak, ale większość stron www niestety nie ma opanowanych podstaw!

A tak, jak wspominałem na początku, znalazłem ostatnio aż 131 czynników, które mają wpływ na to, jak pracuje dla Ciebie Twoja strona internetowa. I okazuje się, że zdecydowaną większość z nich możesz wdrożyć samodzielnie!

Wracając jednak do tematu – czy to kosztuje tak dużo? Jakiś czas temu miałem okazję wdrożyć stronę www.miniescape.info, która zawiera wszystkie opisane wyżej mechanizmy.

Jest tam sekcja z najczęściej zadawanymi pytaniami i odpowiedziami, ale jest też prosty formularz kontaktowy. Jest możliwość rezerwacji terminu i usługi. Jest też regulamin. Jest możliwość dokonania automatycznej płatności i powiadomieniu o tym, że została ona dokonana lub nie. W końcu jest to usługa, która nie ma prostego wzoru obliczeniowego na cenę jej wykonania a mimo to udało się osiągnąć kompromis.

Jej wykonanie kosztowało niewiele więcej niż każdej innej strony internetowej. Mniej, niż dwie miesięczne pensje asystentki, która musiałaby przyjmować zamówienia ręcznie i kontaktować się osobiście z każdym zamawiającym. A wykonuje znacznie więcej pracy.

Coś, co ułatwi Ci zadanie

Na dzisiaj nie mam dla Ciebie żadnej listy zadań czy też listy kontrolnej, z której punkt po punkcie możesz sprawdzić, czy Twoja strona internetowa posiada pewne cechy dobrego pracownika, czy też nie.

Mam coś o wiele lepszego :) Coś, co pozwoli Ci jeszcze bardziej zautomatyzować Twoją firmę. Coś, co odciąży Ciebie, oszczędzając Twój czas. Coś, co mogłaby robić asystentka, ale dzięki automatyzacji jej nie potrzebujesz.

Przygotowałem zestawienie 5 wiadomości email, które na jednej z moich stron internetowych, wysyłam automatycznie (strona sama dla mnie pracuje) osobom, składającym zapytanie przez formularz kontaktowy w kolejnych dniach po złożeniu tego zapytania.

Maile te mają na celu „podgrzanie” zaufania potencjalnych Klientów. Jak wspomniałem wszystko dzieje się automatycznie i bez niczyjego udziału. Podczas serii takich maili ich odbiorca najczęściej sama się do mnie odzywa w celu nawiązania współpracy (znów strona sama dla mnie pracuje i nie potrzebuję asystentki).

Zestawienie tych maili pobierzesz poniżej.

Uwaga! Po pobraniu pliku będziesz mieć możliwość skorzystania z jeszcze jednego prezentu!

Odezwij się!

Dzisiaj nie będzie tradycyjnego podsumowania. Zachęcam Cię tylko do przemyślenia wszystkiego, co napisałem powyżej. Pobierz prezent, jaki dla Ciebie przygotowałem i czym prędzej wykorzystaj go we własnych działaniach. Powodzenia!

Pamiętaj, aby podzielić się swoimi wątpliwościami ale też sukcesami. Wystarczy, że wyślesz do mnie maila lub dodasz komentarz poniżej :) Na pewno odpowiem na każdą wiadomość.

Jeśli nie masz jeszcze w ogóle strony www lub chcesz ją stworzyć od nowa, i chcesz aby ktoś zainstalował Ci stronę (która będzie bazą do rozwoju, jaki opisałem powyżej), wykorzystując do tego WordPress, to skorzystaj z poniższego przycisku

Przeczytaj także:

• Twoja strona internetowa nie sprzedaje. Jak znaleźć przyczynę?
• Finalizacja sprzedaży – jak szybciej zamykać sprzedaż
• Jak uświadamiać potencjalnych Klientów i zamieniać ich w płacących Klientów?

Zdjęcie: Pixabay